KEME es una aplicación diseñada desde un principio para llevar contabilidades. Aunque el desarrollo se ha centrado desde el principio en las características y prestaciones de un programa de contabilidad, se ha incorporado un módulo de facturación que experimentará en próximas versiones un mayor desarrollo.

Entre las principales características que podemos destacar de KEME-Contabilidad, podemos incluir las siguientes:

Esta aplicación se puede ejecutar en equipos bajo los sistemas operativos Linux y Windows. En cuanto a software necesario, la aplicación necesita los siguientes elementos:

Todos estos elementos están incluidos en cualquier distribución de Linux moderna. También se pueden encontrar fácilmente en la red como software libre para Windows

El programa utiliza un gestor de base de datos para el manejo de la información contable. En la actualidad se soportan PostgreSQL, MySQL y SQLITE.

PostgreSQL es un Sistema de Gestión de Bases de Datos basado en POSTGRES Versión 4.2; este sistema fue desarrollado por el Departamento de Informática de Berkeley, en la Universidad de California.PostgreSQL es un sistema robusto, preparado para el manejo de bases de datos muy grandes, soporta el lenguaje de preguntas SQL92 y SQL99 y permite la integridad de sus datos basada en transacciones; esto permite, en nuestro caso, que no se produzcan descuadres en la contabilidad y evita que se generen inconsistencias en los datos debidos a cortes de luz o a errores del sistema.

MySQL es un software open-source que ofrece un servidor de bases de datos muy rápido y estable en entornos críticos, estando capacitado para altas cargas de trabajo. Esta aplicación fue desarrollada por la empresa MySQL AB, compañía que se dedicaba además a su distribución y soporte. En la actualidad es uno de los sistemas de bases de datos de código abierto más utilizados.

Los principales objetivos de la empresaMySQL AB que impulsaron el proyecto del servidor MySQL son los siguientes:

En cuanto a SQLITE, es una buena alternativa para aquellos supuestos en que el usuario no desee complicarse la vida con instalaciones de gestores de bases de datos. SQLITE nos ofrece, en nuestro caso, un entorno monousuario para manejar nuestra contabilidad de forma inmediata y con todas las prestaciones que nos ofrece KEME-Contabilidad.

Como principales características de SQLITE podemos destacar:

Nuestra aplicación no presupone que el usuario posea ningún conocimiento de PostgreSQL, MySQL o SQLITE. No obstante, aquellos usuarios que deseen elaborar consultas de carácter más o menos complejo a la base de datos de forma directa, o deseen profundizar en el tema, pueden consultar la vasta información que existe al respecto en las páginas web y manuales de estos gestores de bases de datos.

Existen ciertos usos no lingüísticos de los signos de puntuación, referidos a notaciones o a expresiones científicas y técnicas. Esto se reglamentó por el Sistema Internacional de Unidades (SI), que es obligatorio en España y vigente en la Unión Europea. Según esta normativa internacional, es aceptable el uso del punto para separar la parte entera de la parte decimal en las expresiones numéricas escritas con cifras.

En España se recomienda usar la coma como separador de decimales, sin embargo, en ciertos países (sobre todo los anglosajones) y en los textos en inglés, se usa el punto ordinario. El SI acepta ambos para separar la parte entera de la decimal.

Otra reglamentación relevante se deriva de las disposiciones dictadas por los organismos internacionales de normalización. La norma UNE-82100-0 establece que el signo decimal es una coma en la parte baja de la línea; en los textos en inglés puede utilizarse un punto en lugar de una coma.

Según el consejo de la ISO (organización internacional de normalización), el signo decimal es una coma en todos sus documentos. Esta grafía se utiliza en alrededor de 90 estados del mundo como único signo ortográfico en la escritura de los números en documentos y normas técnicas. Las principales razones que da este organismo para su utilización son las siguientes:

El teclado del PC está diseñado para introducir cómodamente cifras con punto decimal (este carácter se incluye en el teclado numérico), por lo que muchas veces introducir números en programas de ofimática se convierte en algo tedioso al tener que desplazar el usuario constantemente la mano derecha hacia el centro para introducir la coma decimal. Esto último ocurría, por ejemplo, en las primeras versiones de OpenOffice; en la versión 2.x de esta suite de oficina, cada vez que pulsamos el punto decimal con el keypad numérico obtenemos la coma decimal (todo ello para la configuración local española).

Nuestra aplicación está configurada por defecto para la introducción de cifras decimales con la coma como separador; no obstante si suministramos números con el punto para separar decimales (por ejemplo, al introducirlos utilizando el punto del teclado numérico) éste se convertirá automáticamente en una coma.

La ventana de preferencias permite seleccionar, además, el punto decimal como separador y el uso de cantidades numéricas sin decimales

Empezar a trabajar con la empresa de ejemplo de KEME-Contabilidad bajo SQLITE es muy sencillo; bastaría con especificar en el diálogo de conexión con la base de datos “ejemplo-sqlite” en el nombre, y asegurarnos de que el controlador seleccionado es “QSQLITE”. No se necesita realizar ninguna tarea de configuración de gestor de base de datos, ni suministrar ningún parámetro más.

Junto con la documentación de KEME-Contabilidad existen unos volcados de una empresa de ejemplo que podremos pasar a un servidor de bases de datos para hacer pruebas y observar el funcionamiento de nuestra aplicación. El fichero que contiene esta información es ejemplo-postgre.sql si vamos a utilizar la base de datos PostgreSQL y ejemplo-mysql.sql si vamos a utilizar MySQL. Estos ficheros los podremos encontrar en el directorio /usr/local/share/doc/keme4 o en /usr/share/doc/packages/keme4, dependiendo de cómo esté instalado nuestro programa de contabilidad.

Si vamos a utilizar PostgreSQL, para realizar esta operación crearemos en primer lugar la base de datos “ejemplo” y posteriormente utilizaremos el monitor interactivo de Postgres, pgsql para incorporar la información. Todo esto lo efectuaremos desde la línea de comandos de la siguiente forma:

						pepe@MORTADELO:~
						createdb ejemplo --encoding=UNICODE
						CREATEDATABASE
						pepe@MORTADELO:~
						psql -d ejemplo -f ejemplo-postgre.sql
						postgres@MORTADELO:/home/pepe
				

Antes de ejecutar psql deberemos de situarnos en el directorio donde se encuentre el fichero “ejemplo.sql”, o bien indicaremos la ruta completa del mismo.

Bajo Windows arrancaremos los programas descritos bajo el "símbolo del sistema"; especificaremos el modificador "-U nombreusuario" a los comandos createdb y psql en caso de haber creado un código de usuario específico en el proceso de instalación de Postgres

En el caso de utilizar MySQL, el proceso será similar; nos introduciremos en el programa monitor interactivo mysql, crearemos la base de datos y le pasaremos la información de la siguiente forma:

						pepe@MORTADELO:~
						mysql -u root
						mysql
						create database ejemplo;
						Query OK, 1 row affected (0.00 sec)
						mysql
						use ejemplo;
						Database changed
						mysql
						\. ejemplo-mysql.sql
				

Para salir del programa mysql introduciremos el comando “\q”.

Bajo Windows accederemos a mysql desde el grupo de programas de mysql, mediante la opción del menú "MySQL Command Line Client"

La creación de una nueva contabilidad la realizamos dando de alta una empresa. Mediante este proceso añadimos una nueva base de datos que va a contener los datos de la empresa y toda su información contable: libro diario, vencimientos, IVA, amortizaciones, estados contables personalizados para cada empresa, asientos modelo, etc. Cada empresa tendrá su propia configuración en la que definiremos parámetros que condicionarán el funcionamiento de la aplicación en aspectos tales como el IVA, vencimientos, regularización, etc.

Dar de alta nuevas empresas

Este proceso también se describe en el apartado de “Importar datos”; accedemos a él seleccionando la opción del menú Empresa → Nueva empresa:

En el cuadro de diálogo podemos distinguir un combo-box en el que seleccionaremos el plan contable con el que estará basada la contabilidad de nuestra empresa. En la mayoría de los casos el “Plan General de Contabilidad” será suficiente; no obstante hay regulaciones específicas para empresas de distintos ramos, como construcción, sanitarias, vitivinícolas, etc. Si queremos crear un plan contable específico, podemos elegir “Plan contable vacío”. El nuevo plan que introduzcamos lo podremos exportar para la creación de otras empresas o para aportarlo a la comunidad.

Otro campo de datos importante a tener en cuenta es el del “Número de dígitos de las subcuentas”. Cuantos más dígitos introduzcamos, más niveles de detalle en cuentas podremos introducir aumentando el nivel de complejidad de nuestro Plan Contable. Esto es algo que debe de ser estudiado en profundidad ya que este parámetro no podrá ser cambiado posteriormente.

Por último, tenemos que completar los datos referentes a la conexión con la base de datos. Aquí especificaremos en primer lugar el nombre de la base de datos; se recomienda utilizar un nombre no muy largo, sin espacios ni caracteres extraños. Por supuesto, no debe de existir en el mismo host una base de datos con el mismo nombre. Si queremos conocer las bases de datos que está manejando el servidor Postgres en nuestro PC podemos utilizar el programa psql desde la línea de comandos, tecleando: psql -l.

Si el servidor de bases de datos se está ejecutando en el mismo PC que la aplicación contable y anteriormente creamos un usuario para el servidor Postgres coincidente con el nombre que tenemos como usuario de nuestro sistema linux, seguramente no tendremos que introducir más información. En caso contrario tendremos que especificar nombre de usuario, clave (en su caso) y nombre del host. Se sobreentiende que nuestro ordenador será capaz de resolver la dirección IP del nombre suministrado; para redes sencillas esto se consigue añadiendo una línea al fichero /etc/host con el par formado por el nombre de host e IP.

En el caso de que utilicemos MySQL tendremos que suministrar, con toda seguridad, el nombre de usuario de forma obligatoria. También podremos conocer las bases de datos disponibles mediante el comando show databases desde el monitor interactivo mysql.

Para seleccionar el controlador de bases de datos adecuado, suministraremos el valor correcto al combo box de la parte inferior derecha de la plantilla. Este será “QMYSQL”, “QPSQL” o “QSQLITE” según utilicemos Postgres, MySQL, o SQLITE respectivamente.

En el campo “PUERTO” especificaremos un número de puerto, siempre que nos vayamos a conectar al gestor de bases de datos utilizando puertos distintos a los estándar; en caso contrario, dejaremos esta petición de información vacía.

La casilla de verificación “Longitud variable en cuentas auxiliares” permitirá especificar una codificación del plan contable distinta a la que comúnmente estamos habituados (número fijo de dígitos); esto nos posibilitará importar y trabajar con contabilidades de aplicaciones informáticas que utilicen este sistema.

Configuración de empresa

Mediante este diálogo editamos el contenido de ciertas variables que van a condicionar el funcionamiento de la aplicación para la contabilidad de la empresa seleccionada. En la captura de abajo se muestra la pestaña de “Datos de empresa”:

Las cuatro primeras líneas contienen campos referentes a la razón social e identificación de la empresa. Hemos de destacar el primer campo “Empresa”, con el que se encabezarán la mayor parte de los listados impresos. Existen otros campos tales como el objeto social y fecha de constitución que se van a emplear en la edición de la memoria.

Bajo la pestaña “parámetros” se introducen varias variables que condicionan el funcionamiento de la aplicación:

Los campos de cuentas de IVA soportado y repercutido van a contener las cuentas del plan que engloban estas dos partidas. Generalmente su contenido será el de los códigos “472” y “477”. Se puede dar el caso de que no deseemos que nuestra aplicación lleve, por ejemplo, los registros del libro de facturas emitidas; esto puede ocurrir porque este tipo de registros ya los procese un programa de facturación externo. En este caso dejaremos en blanco el campo correspondiente a cuenta de iva repercutido. Lo mismo cabe decir para el IVA soportado; si no queremos que se procese la información relativa al libro de facturas recibidas, no introduciremos nada en el campo de cuenta de iva soportado.

En “Clave IVA defecto” introduciremos la clave de IVA que más utilice nuestra empresa, normalmente será la correspondiente al tipo de IVA general.

El campo “Ancho de cuentas” se suministra a título informativo; no se podrá editar. Su contenido se fijó a la hora de crear la contabilidad de la empresa.

Bajo el nombre de “Clave gastos” y “Clave ingresos” introduciremos los grupos contables correspondientes. Para el Plan General de Contabilidad español serán los correspondientes al grupo 6 y 7, respectivamente. Si utilizamos un plan contable distinto, por ejemplo, uno en el que figuren en inventario gastos pagados y no consumidos, y queramos realizar la regularización contable de forma manual, podremos dejar estos campos sin contenido alguno. También es posible suministrar más de un código por campo; para ello separaremos por comas las distintas entradas. Esto es válido para el plan de contabilidad de algunos países en los que las cuentas de gastos o ingresos se clasifican en más de un grupo.

Los campos siguientes son contadores; se incrementan automáticamente por cada apunte o vencimiento que vayamos introduciendo en nuestra contabilidad.

En cuanto a “Cuentas facturas recibidas” y “Cuentas facturas emitidas”, pueden contener una sucesión de códigos de cuentas separadas por comas que serán las que la aplicación tenga en cuenta a la hora de chequear el contenido de determinados campos en la gestión del IVA.

El campo correspondiente a “Subcuenta Pérdidas y Ganancias para regularización”, como su nombre indica, va a contener la subcuenta que va a registrar el saldo de Pérdidas y Ganancias; para el Plan General de Contabilidad español, tendríamos que indicar un código parecido a 129.1ó 129.0.

El cuadro correspondiente de “Contabilidad analítica” sirve para activar esta característica en la empresa que estemos editando. Como podemos observar, podremos llevar una contabilidad analítica parcial, sólo de ciertas cuentas, que especificaremos en el cuadro de edición de texto como una lista separada por comas.

La casilla de verificación “Desglose en tabla” permite activar una nueva forma de llevar la contabilidad analítica que nos va a permitir la realización de imputaciones automáticas por cuentas auxiliares, y una menor profusión de apuntes contables en el diario al llevarse la información de la contabilidad analítica en una tabla aparte.

La casilla “IGIC (Canarias)” permite que el programa contemple el procesado del Impuesto General Indirecto de las Islas Canarias.

KEME Contabilidad permite el registro de IVA soportado para aquellas empresas sometidas a la regla de la prorrata. Para ello se puede especificar el tipo de prorrata en el campo correspondiente del diálogo de configuración de empresa. En la casilla de verificación “Prorrata especial” podremos adaptar el comportamiento del programa para que permita la introducción de la prorrata a ramas específicas de la actividad de la empresa.

Los campos "amort.(gasto)" y "amort.acumulada" sirven para colocar los códigos de cuentas principales de estas partidas, y de esta forma llevar un control de validez de cuentas auxiliares en el alta de elementos del plan de amortizaciones de inmovilizado.

La casilla de verificación "régimen especial criterio caja en iva" sirve para activar el régimen del criterio de caja, por defecto, para todas las operaciones.

Copiar empresa

Esta opción permite realizar copias de nuestras contabilidades. Es una buena utilidad para traspasar nuestras bases de datos a distintos motores. Podemos, por ejemplo, copiar una base de datos bajo SQLITE a Postgres para disfrutar de las grandes prestaciones de este gestor de bases de datos.

Bajo la versión actual no se procesan el cien por cien de las tablas; no obstante se incluye toda la información del libro diario, libros de facturas, amortizaciones, vencimientos, configuración, etc.

Notas de empresa

Esta utilidad permite la edición y consulta de un block de notas específico para cada empresa, en el que podremos anotar hechos y circunstancias que afecten a la contabilidad en curso.

Antes de introducir apuntes tendremos que haber definido el ejercicio contable al que irán referidos, para ello seleccionaremos desde el menú de la aplicación Empresa → Ejercicios Contables. Aparecerá entonces el diálogo de edición de ejercicios:

Como podemos observar, aparece en primer lugar una tabla de ejercicios con varios campos:

Para añadir un nuevo ejercicio pulsaremos el botón “Nuevo”. Acto seguido aparecerá la plantilla de nuevo ejercicio:

Es importante hacer señalar que podemos introducir ejercicios que no coincidan con el año natural, esto es, que no tienen porqué comenzar por el 1 de enero y terminar el 31 de diciembre.

El botón “Editar fecha de cierre” del diálogo de ejercicios permite cambiar la fecha en la que se cerrará el ejercicio contable; esto es útil para aquellas situaciones en las que, por causas excepcionales (tales como liquidación de la empresa, fusión, absorción, etc.) la fecha en la que cerraremos el período no coincide con la prevista inicialmente.

Si queremos eliminar el registro correspondiente a la identificación de un ejercicio contable tan solo tendremos que pulsar el botón “Eliminar”. Sólo es posible borrar ejercicios que no contengan información contable

El botón "Editar periodos" sirve para crear o editar periodos dentro de un ejercicio. Para ello se abrirá el diálogo de "Períodos de ejercicio":

Como podemos observar en la figura, podremos borrar e insertar filas. El botón “Meses año” creará automáticamente doce periodos coincidentes con los meses naturales de un año.

El botón “Numeración” sirve para controlar el código numérico del siguiente asiento a introducir en la contabilidad; como podemos observar, podemos reservar el primer asiento para el asiento de apertura de la contabilidad (cuando éste se produzca):

Para acceder a otra base de datos distinta a la que estemos conectados podemos emplear la opción del menú Empresa → Conexión.

El combo box con la etiqueta “Historial” nos va a servir para cargar de forma cómoda los datos de las conexiones de las últimas bases de datos a las que hayamos accedido.

El campo “Puerto” sólo se cumplimentará en caso de que la conexión se realice utilizando un puerto no estándar, esto es, diferente a la configuración por defecto de Postgres o MySQL.

Como podemos observar, es posible acceder a cualquier base de datos que sea accesible desde nuestra red local; incluso podríamos conectarnos a algún servidor Postgres o MySQL remoto si disponemos de un buen ancho de banda para ello.

Esta opción del menú “Empresa” nos permite bloquear determinados periodos contables predefinidos. La principal utilidad de esta característica consiste en ofrecer una protección ante la edición o introducción por error de apuntes en periodos conciliados o verificados.

La forma de activar o desactivar un período es bastante fácil, tan sólo hay que editar el campo correspondiente en la ventana de edición:

Como podemos observar en la siguiente figura, la pantalla principal está formada por el menú de la aplicación, una barra de herramientas donde tenemos más accesibles las principales acciones del programa, el contenido del filtro activo, una tabla con el libro diario, y una línea que nos dará información sobre las cuentas del diario que seleccionemos con el ratón.

En la parte derecha de la ventana también podremos distinguir dos dockwidgets que nos van a permitir acceder de forma rápida a los asientos automáticos y a los estados contables.

Imprimir el libro diario

Para imprimir el diario con el filtrado que hayamos realizado en un momento, tan sólo tendremos que ejecutar la opción correspondiente en el menú Diario, aparecerá entonces el siguiente cuadro de diálogo:

Podremos especificar si queremos que se imprima el texto del filtro utilizado (en la impresión oficial del diario deberíamos evitar que apareciese). La fecha en el momento que vamos a obtener el informe también es opcional.

El botón “Visualizar” nos mostrará en pantalla con el visualizador DVI el diario tal y como se imprimirá.

Filtrar el diario

Permite seleccionar la información que será recogida por la tabla del diario de la pantalla principal. Mediante el diálogo de edición del filtro (ver figura adjunta), podemos filtrar por cualquier campo de la tabla del diario. También es posible la selección de más de un campo para componer el filtro, los cuales se añadirán como partes de la expresión con el operador booleano AND o OR, según hayamos seleccionado el criterio en los botones de radio situados en la parte derecha de la plantilla. Para obtener filtros con componentes más sofisticados, podremos editar directamente el texto de los mismos, el resultado deberá ser la creación de una cláusula WHERE que cumpla los requisitos de validez para el lenguaje de preguntas SQL.

Si el contenido del filtro que hemos editado no se adecua a los objetivos que perseguimos, el botón “Inicial” devuelve el contenido del mismo a su valor por defecto.

La opción del menú principal Plan contiene varios elementos que van a permitirnos la edición del Plan Contable. Podremos así crear y editar grupos, subgrupos, cuentas, subcuentas. La edición de cada uno de estos elementos es bastante similar, cambiando tan solo las reglas que permiten incorporar nuevos códigos contables.

A continuación vamos a describir la edición y la creación de subcuentas, cuyos códigos serán los que utilizaremos en la introducción de apuntes contables. Como esta operación es bastante frecuente, se incluye también en la barra de herramientas bajo su icono característico.

La ventana de edición de subcuentas sería de la forma:

La forma de operar es bastante sencilla; para dar de alta una nueva subcuenta, nos basta con introducir un código nuevo y pulsar la tecla INTRO, a continuación editaremos la descripción de la subcuenta y pulsaremos el botón “Guardar”.

La edición es similar a lo contemplado en el punto anterior: introducimos un código, pulsaremos INTRO y editaremos la descripción que aparecerá en el campo anexo. Para grabar los cambios pulsaremos el botón “Grabar”.

Podremos asociar determinada información a cada cuenta auxiliar chequeando la casilla de verificación “Datos accesorios”.

Si estamos operando sobre una subcuenta que represente a una determinada persona física o jurídica (clientes, proveedores, acreedores, etc.) podemos añadir y editar más información en la pestaña “Datos personales”.

La pestaña “Aspectos contables” nos va a permitir automatizar la introducción de ciertos datos en la introducción de asientos:

El apartado “Vencimientos asociados” permitirá la generación automática de la información relativa a vencimientos de la cuenta auxiliar cuando terminemos algún asiento.

“IVA Asociado” permite vincular información de tipo impositivo y cuenta de IVA a una cuenta de ingreso/gasto para que se procese en la tabla de edición de asientos. Esto nos va a permitir acelerar en gran medida la introducción de información.

Si la cuenta auxiliar es de IVA repercutido/soportado, se le puede asociar un tipo de IVA.

También podemos asociar cuentas de IVA y de retención IRPF para que se procesen automáticamente en los asientos.

La versión 2.9.3 ha añadido una nueva pestaña: “Cuentas retención”, destinada a asociar tipos de retención a cuentas auxiliares. De esta forma podremos automatizar el procesado de las retenciones en la introducción de asientos.

Esta funcionalidad ha sido incorporada en las últimas versiones de KEME. Por externo entendemos a cualquier persona o empresa que se relacione con nosotros a nivel contable. Nuestro objetivo consiste en registrar esta información en una sola tabla, mientras que en contabilidad utilizaremos cuentas genéricas para anotar las transacciones.

Para activar esta característica acudiremos a la configuración de empresa -pestaña parámetros- donde activaremos el check correspondiente.

El proceso de alta de externos es sencillo; bastará con que ejecutemos la opción del menú Gestión de Externos dentro del menú Plan. Como campo clave se recomienda utilizar el NIF, esto nos previene de registrar elementos repetidos. Para agilizar el tratamiento contable se recomienda introducir una cuenta auxiliar genérica válida en cada registro.

En “Aspectos Contables” podemos comprobar que podemos asignar vencimientos y disparadores individualizados para cada externo.

En la tabla de edición de asientos se permite la introducción de códigos de externos en la columna de la Cuenta Auxiliar. Si el dato es válido, la aplicación sustituirá el código por la cuenta auxiliar vinculada. La información del externo pasará al campo correspondiente y tendrá validez para todos los apuntes del asiento

Los tipos de vencimientos se van a utilizar en la plantilla de edición de cuentas auxiliares para asociarlas a un conjunto de vencimientos de forma automática (por ejemplo a un proveedor o cliente). Esto va a permitir la automatización total de la entrada de vencimientos tras la introducción de asientos.

El proceso de alta/edición consiste en asignarle a un código una lista de vencimientos (en días) separados por comas.

Este proceso, como su nombre indica, permite impedir la introducción o edición de apuntes contables con las cuentas que deseemos bloquear. Para ello accedemos a la edición de una lista que nos permite registrar los códigos que deseemos:

La inclusión de alguna cuenta auxiliar en esta lista nos va a permitir la protección de su contenido de cara a la edición o introducción de nuevos asientos.

El plan de contabilidad de cualquier empresa puede sernos muy útil si damos de alta empresas con similares características. En este caso no tendríamos que volver a introducir de nuevo todo el Plan Contable; podemos exportarlo a un fichero de texto para luego recuperarlo en otra empresa.

La opción del menú Plan → Exportar Plan nos presentará en pantalla el siguiente cuadro de diálogo para guardar ficheros:

Podremos elegir entre exportar el Plan de Contabilidad con o sin incluir las cuentas auxiliares, para ello elegiremos la opción del menú más adecuada.

Esta opción permite sincronizar nuestro plan contable con el contenido en un fichero de texto. Sólo se añadirán los códigos de cuentas/subcuentas no existentes en el plan contable.

La edición y creación de conceptos de cargo/abono la realizaremos a partir del menú Diario → Editar conceptos. Esta opción también está accesible en la barra de herramientas de la aplicación.

Cada registro estará compuesto por una clave de hasta tres caracteres alfanuméricos y una descripción, que será el concepto que aparecerá en el diario.

La forma de operar es similar a la de los elementos del Plan Contable, introduciremos un código que podrá existir o no, y pulsaremos INTRO; tras la edición de la descripción pulsaremos “Guardar”.

Esta característica nos va a permitir iniciar contabilidades desde cero de forma muy rápida. Si disponemos de la información de clientes o proveedores, bastaría con formatear estos datos en una hoja de cálculo y exportarlo en formato CSV. KEME se encargaría de dar de alta las cuentas auxiliares con códigos correlativos y de colocar toda la información en el lugar correcto.

La disposición de cada campo se realiza por columnas dispuestas con el siguiente orden

A continuación se muestra un ejemplo de hoja con datos arbitrarios:

El siguiente paso será grabar el archivo en formato “csv” con tabuladores como separadores de campos, sin delimitadores de cadenas de caracteres, y con codificación unicode (“utf8” ).

Desde KEME podremos ejectuar la opción del menú “Útiles”, “Importar cuentas auxilares con datos”. Aparecerá una ventana de selección de archivos y posteriormente se realizará una petición de código de cuenta principal:

La aplicación se encargará de la numeración correcta de las nuevas cuentas auxiliares y de insertar los datos accesorios.

Mediante esta opción del menú “Diario” podemos crear y editar apartados dentro del diario que nos van a servir para clasificar y discriminar la información contable de cara a la obtención de estados contables o del balance de sumas y saldos.

Existen unos códigos de diario reservados debido a que son utilizados por diversos procesos del programa, estos son “APERTURA”, “REGULARIZACIÓN”, “CIERRE” y “SIN_ASIGNAR”. Este último identifica aquellos apuntes del diario a los que no ha sido asignado ningún código de diario; es decir, serán aquellos en los que el campo correspondiente al “diario” aparecerá en blanco.

Hay dos formas distintas de introducir apuntes contables. Una de ellas es la de generar un fichero de texto tabulado que podrá ser importado a través de la opción del menú Utilidades- → Importar- → Importar asientos. Este proceso se describe en el apartado “Importar datos”.

La otra forma es más interactiva y se realiza a través de la tabla de apuntes. Para acceder a este diálogo, basta con seleccionar Diario- → Nuevo asiento, nos aparecerá entonces la siguiente pantalla:

Para introducir información en la tabla de asientos pasaremos de columna a columna pulsando la tecla TAB; para completar una línea pulsaremos la tecla INTRO. A medida que vaya continuando la edición se irán actualizando los distintos elementos del cuadro de diálogo y se detectará el cuadre del asiento, en cuyo caso bastará pulsar INTRO para su incorporación definitiva al libro diario.

Podremos navegar hacia cualquier celda de la tabla de apuntes pulsando las teclas del cursor o señalando con el puntero del ratón. Para editar cualquier contenido de celda pulsaremos la tecla F2.

En lugar de introducir códigos de subcuenta con todos sus dígitos, podemos dar entrada a anotaciones abreviadas utilizando el carácter “.” para sustituir sucesiones de ceros (éste es el dígito que más se repite en los códigos). De esta forma conseguimos introducir información de forma más cómoda, sin tener que preocuparnos de la longitud de las subcuentas.

En las columnas del DEBE y HABER podremos introducir fórmulas que hagan referencia a operaciones básicas tales como sumar (+), restar (-), multiplicar (*), dividir (/), también es posible la utilización de paréntesis.

Búsqueda de subcuentas en la tabla de edición de asientos

En muchas ocasiones no recordamos los códigos de las cuentas auxiliares que necesitamos cuando estamos introduciendo apuntes contables. Para nosotros esto no es ningún inconveniente, podemos suministrar parte del código de una cuenta auxiliar (bastaría con indicar, por ejemplo el grupo al que pertenece) y pulsar la tecla TAB; aparecerá entonces un cuadro de diálogo en el que podremos buscar cómodamente el código completo que desconocemos:

Como se aprecia en el gráfico superior, la búsqueda de cuentas auxiliares comienza con la porción de código que suministramos en la tabla de apuntes. La búsqueda es incremental; a medida que completemos la subcuenta, la lista inferior irá restringiendo la búsqueda, filtrando los elementos que cumplan con la condición especificada.

Si pulsamos INTRO se devolverá el primer código que aparezca en la lista inferior. Podemos devolver cualquier cuenta auxiliar de la lista filtrada si pulsamos el botón izquierdo del ratón sobre el elemento deseado.

También podemos realizar búsquedas a partir del título de la cuenta auxiliar (introduciendo caracteres en el campo del título). Si seleccionamos el botón de radio “Que contenga...” el filtrado se realizará para todas las subcuentas que posean en su interior la cadena especificada.

Conceptos de cargo/abono.

En las celdas de la columna “CONCEPTO” podremos escribir cualquier cadena de caracteres para hacer mención al apunte contable que estemos realizando. Si deseamos hacer utilizar alguno de los registros de conceptos predefinidos que hayamos dado de alta con anterioridad, tan sólo tendremos que introducir el código del mismo (igual o inferior a tres caracteres de largo); al pulsar la tecla TAB, aparecerá automáticamente.

Si no recordamos el código del concepto que queremos emplear, escribiremos algún carácter por el que empiece, después pulsaremos TAB; aparecerá entonces un cuadro de diálogo donde podremos buscar y elegir el registro que estemos buscando:

Si el código de concepto no existe, en lugar del diálogo anterior, aparecerá el de “Edición de conceptos”, ya comentado al tratar el tema sobre el alta y edición de conceptos de cargo/abono.

Apuntes de IVA

Para un cuadre perfecto entre los mayores de las cuentas de IVA soportado y repercutido con los libros de facturas emitidas/recibidas, cada vez que introduzcamos una cuenta configurada como de IVA (ya sea soportado o repercutido) e intentemos realizar una anotación en el debe o el haber, se activarán los diálogos correspondientes para registrar la información en las tablas correspondientes. Si solo queremos realizar una regularización, activaremos la casilla de verificación “Regularización IVA”

Apuntes de IVA soportado

Si la cuenta a la que hace referencia el apunte es de IVA soportado se desplegará en pantalla el siguiente diálogo:

En esta ventana completaremos todos los campos necesarios para que se genere correctamente el registro del libro de facturas emitidas.

El campo “Cuenta base” no es obligatorio; de hecho el importe del IVA que registramos podría haber sido generado por varias cuentas base (por ejemplo, en caso de que el proveedor facture diversas familias de productos y las contabilicemos en cuentas separadas). De todas formas, el registrar la cuenta base puede sernos útil en un futuro para discernir qué IVA soportado pertenece a inversiones, y cual a bienes corrientes (estos datos son requeridos al rellenar el impreso 390).

La casilla de verificación y el campo correspondiente a la “prorrata” nos van a permitir cumplir nuestras obligaciones registrales para aquellos supuestos en que nuestra empresa esté sometida a este régimen.

Apuntes de IVA repercutido

Tras realizar un cargo o un abono en un apunte en que figura una cuenta de IVA repercutido, aparecerá el diálogo siguiente:

La ventana es bastante similar a la del IVA soportado, sólo que en ésta aparece algún elemento más, como el recargo de equivalencia, cuya utilidad tendrá significado según el tipo de IVA que seleccionemos.

La casilla de verificación “Factura rectificativa” permite guardar los datos del IVA repercutido de forma tal que a la hora de confeccionar los libros de facturas emitidas podamos hacer mención a las facturas rectificativas de forma separada.

La versión 2.9.3 introduce campos de nombre y cif para los libro de facturas emitidas/recibidas. Se pueden utilizar para aquellos supuestos de operaciones aisladas en los que no merezca la pena dar de alta una nueva cuenta auxiliar

Adquisiciones intracomunitarias de bienes/servicios y otras operaciones de inversión del sujeto pasivo

Las adquisiciones intracomunitarias de bienes generan un apunte de IVA soportado, y a la vez un apunte de IVA repercutido con el mismo importe. Con anterioridad al año 2004 era obligatorio emitir una autofactura que tenía que acompañar al documento original de compra para poder deducirnos el IVA soportado. Esta obligación ha desaparecido en la actualidad.

Para procesar una AIB introduciremos la operación tal cual, sin hacer mención a ninguna cuenta de IVA; no nos olvidaremos de activar la casilla de verificación “Adquisición intracomunitaria de bienes”. Cuando pulsemos el botón “Aceptar” aparecerá un cuadro de diálogo para que suministremos información suplementaria sobre la operación:

Las casillas de verificación que comienzan con "ISP" sirven para identificar aquellas operaciones en las que se produce la inversión del sujeto pasivo; esto suele ocurrir en aquellos casos en que se adquieren servicios (no bienes, en cuyo caso la operación sería una A.I.B) de profesionales residentes en otros países europeos o del exterior de la Unión Aduanera. También hay determinadas operaciones interiores de inversión del sujeto pasivo. En estos casos procede la elaboración de una autofactura y su registro en los libros de facturas del IVA.

En la parte inferior de la ventana podemos encontrar el campo correspondiente a la prorrata; nos permitirá cumplir con los requisitos legales de registro de la AIB para aquellas empresas que está sujetas a la regla de la prorrata.

Tras completar el cuadro de diálogo, el asiento quedará registrado con los pases de IVA soportado y repercutido, y se habrán generado los apuntes necesarios en los libros de facturas emitidas y recibidas.

Entregas intracomunitarias de bienes

Las operaciones intracomunitarias de bienes están exentas pero sujetas al impuesto sobre el valor añadido; es por ello que se han de registrar convenientemente en los libros del IVA; esta información de registro también hará falta para cumplimentar las declaraciones informativas para la Hacienda Pública.

Para registrar convenientemente una EIB, chequearemos la casilla de verificación “Entrega intracomunitaria de bienes”. Cuando terminemos el asiento pulsando el botón “Aceptar”, aparecerá el cuadro de diálogo:

La cumplimentación del diálogo registrará convenientemente la operación a efectos de los libros del IVA y para la confección de las declaraciones informativas.

Registrar operaciones de IVA exento/no sujetas en los libros de facturas

Hay operaciones de compra-venta de bienes o servicios que están sujetas al IVA/IGIC pero son exentas. En estos casos nos vemos obligados a su registro con tipo impositivo de IVA cero.

Para realizar la contabilización conveniente de estos supuestos, chequearemos la casilla de verificación “Registrar op. exenta en Libros de Facturas”; no suministraremos cuenta de IVA alguna en la tabla de edición de asientos, ya que no procede ningún cargo o abono por este concepto.

Cuanto pulsemos el botón “INCORPORAR” se activará el cuadro de diálogo:

Pasar apuntes a espera

A veces ocurre que realizamos ediciones complejas de asientos con muchos apuntes pero no las podemos concluir debido a que no disponemos de algún dato, o simplemente porque no tenemos más tiempo y tenemos que salir de la aplicación. Para no perder todo el trabajo realizado podemos pasar los apuntes a “espera” pulsando el botón “Pasar a espera”.

El contenido pasado a espera podremos recuperarlo más tarde mediante la opción del menú Diario → Cargar asiento en espera:

Tan solo tendremos que situarnos en cualquier línea del asiento que queramos recuperar y pulsar el botón “Cargar asiento”; la edición continuará en la tabla de apuntes.

Si hay varias personas conectadas a la base de datos podremos emplear este sistema para que otro usuario termine un asiento que estemos realizando.

Nuestra aplicación permite la introducción de registros de IVA generando automáticamente los asientos contables correspondientes, todo ello sin pasar por la tabla de introducción de apuntes. Las opciones para realizar estas operaciones están situadas en el menú Iva bajo los nombres de “Nuevo registro de IVA soportado”, “Nuevo registro de IVA repercutido”, “Adquisición intracomunitaria de bienes” y “Entrega intracomunitaria de bienes”.

La plantilla de IVA soportado permite la introducción de varios tipos de IVA para la misma operación. También podremos especificar los datos correspondientes a la prorrata, si estuviéramos sometidos a ella.

La forma de proceder con el IVA repercutido es parecida, sólo que podremos añadir información relativa al recargo de equivalencia:

En cuanto a las AIB y las EIB, la forma de trabajar será parecida a la expuesta en la introducción de asientos; aparecerán los mismos cuadros de diálogo en los que nos pedirán información respecto a la cuenta que represente la base imponible, la base imponible, la cuota, la cuenta de IVA, etc. Para completar los datos requeridos para los registros de IVA y apuntes contables aparecerá un cuadro de diálogo suplementario, de la forma:

En esta ventana introduciremos la identificación del documento que represente la operación (es opcional), la fecha de contabilización (por defecto coincide con la del registro de IVA). Si activamos la casilla de verificación “Verificar asiento” pasaremos a la edición de los apuntes que se generan con la información introducida.

La edición de asientos se ejecuta seleccionando la opción correspondiente en el menú “Diario”. Se realiza en una tabla similar a la descrita para la opción de nuevos asientos. La diferencia radica en que el número de asiento se conserva. Los apuntes de IVA se volverán a generar con la nueva información del asiento editado, borrándose los antiguos.

Un punto muy a tener en cuenta es que los registros de vencimientos vinculados a los apuntes contables no se conservarán tras la edición del asiento. Esto ocurre porque los números de los pases contables cambian tras la edición, por lo que no debemos de perder de vista este efecto colateral.

Para borrar un asiento, tan sólo tendremos que seleccionar cualquier pase del mismo en el diario y seleccionar Diario → Borrar asiento.

Para borrar intervalos de asientos, ejecutaremos Utilidades → Borrar intervalo de asientos. Con el borrado de asientos eliminamos también los registros de IVA y de vencimientos que estén vinculados a los mismos. La información pasa a una papelera que nos va a permitir la recuperación de información en caso de borrado accidental.

Esta opción del menú Consultas nos muestra una ventana con información de las magnitudes de los saldos de una subcuenta acumulados por meses:

El botón “Copiar” permite pasar al portapapeles el contenido de los acumulados; esto posibilita cargar la información en una hoja de cálculo, tarea que será útil, por ejemplo, para confeccionar presupuestos. La siguiente figura muestra los acumulados importados por la hoja de cálculo de OpenOffice:

Este apartado del menú “Consultas” nos ofrece información sobre el volumen de operaciones con terceras personas en un determinado ejercicio. Esta información será muy útil para confeccionar el modelo 347 y otras declaraciones informativas.

El cálculo de las operaciones se realiza a partir del libro mayor, excluyendo los asientos de apertura y de cierre; si se trata de adquisiciones de bienes y servicios nos centraremos en el “haber” de las cuentas; en el caso de ventas de bienes y servicios el resultado vendrá dado por la suma del “debe” de las cuentas.

Para que la información sea correcta tendremos que utilizar asientos negativos para realizar correcciones por devoluciones, abonos o errores en factura, ya que, de lo contrario, el volumen de operaciones calculado será erróneo y nos dará problemas a la hora de cumplimentar las declaraciones informativas.

La pantalla muestra el diálogo que se encarga del manejo de la consulta. Como podemos observar, hemos introducido el ejercicio, el importe a partir del cual deseamos que se muestren datos en la consulta; y en el apartado códigos, hemos suministrado una lista de códigos de cuenta separados por comas para acotar la búsqueda de información.

Para obtener balances de sumas y saldos ejecutaremos Consultas- → Balance de sumas y saldos. El cuadro de diálogo que aparece nos permite muchas posibilidades:

El primer grupo de casillas de verificación permite especificar el nivel de detalle del balance; de esta forma podremos obtener información valiosa para agrupados de cuenta, como por ejemplo, volumen de operaciones por zona si tenemos los clientes clasificados en una cuenta por cada zona antes del desglose final en subcuentas. Las casillas de verificación no son excluyentes; podremos incluir todos los detalles que necesitemos.

En intervalo de fechas podremos especificar períodos superiores al año natural. Aquí tendremos que tener en cuenta los tipos de diario que formarán parte de la consulta para que ésta tenga significado.

Podemos acotar la consulta para un intervalo de cuentas. Ello permite por ejemplo conocer el volumen de gasto desglosado en cuentas y subcuentas de una determinada partida contable.

El grupo de casillas de verificación del “DIARIO” permite la elección de las partes del diario que formarán parte del balance de sumas y saldos. Si por ejemplo queremos conocer el volumen de gastos e ingresos desglosado por cuentas, no incluiremos el diario de “REGULARIZACIÓN”, ya que éste salda todas las cuentas del grupo 6 y 7.

En el recuadro “Analítica” podremos acotar la emisión del balance de sumas y saldos para códigos de imputación determinados. Podremos emplear comodines en la confección de estos códigos.

El botón “Imprimir” genera una copia impresa en alta calidad directamente en la impresora. Si queremos generar un fichero TEX para incorporarlo a un libro de contabilidad (por ejemplo el libro de balances), pulsaremos el botón “Genera TEX”, tras lo cual se pedirá un nombre de archivo (introducir el nombre del archivo sin especificar ninguna ruta o directorio). Si dejamos el nombre en blanco, se generará el balance en el archivo bss.tex.

A veces resulta interesante poder trabajar con la copia de un balance de sumas y saldos en una hoja de cálculo. Ello permite, por ejemplo, presentar balances de situación o cuentas de pérdidas y ganancias configuradas de manera flexible y a nuestro gusto. También puede sernos útil para preparar un inventario de cierre de ejercicio, como relación detallada de bienes y derechos de nuestra empresa. El botón “Copiar” permite pasar al portapapeles en formato de texto tabulado toda la información del balance de sumas y saldos, que podrá ser pegado sin ningún problema en una hoja de OpenOffice para su proceso. También se genera un fichero bss.txt por si se desea modificar algún componente antes de ser procesado por otra aplicación.

“Genera XML” exporta el balance de sumas y saldos a un fichero XML; esto es ideal para utilizar un programa externo de informes, tal como iReport.

Recientemente se ha incorporado un botón para la consulta del mayor de cualquier cuenta que esté incluida en el balance de sumas y saldos.

La casilla de verificación “Columna de saldos iniciales” permite obtener un balance de comprobación especial con el saldo inicial en el inicio del período especificado en el intervalo de fechas. Este tipo de documento contable se utiliza habitualmente en algunos países iberoamericanos.

La conciliación de cuentas es uno de los pilares básicos que nos van a permitir garantizar que nuestra contabilidad sea correcta. Mediante esta herramienta cruzamos la información de nuestras cuentas con la de los agentes económicos que interactúan con nosotros, tales como bancos, clientes, proveedores, etc. De esta forma podremos descubrir posibles errores, ya sean en importes, fechas, y omisiones, tanto en nuestras cuentas como en la contabilidad de los agentes implicados.

Alta y edición de conceptos de diferencias de conciliación

Los errores de contabilización provocan que existan diferencias en el proceso de confrontación entre nuestra cuenta y la que elabora de forma contrapuesta el agente económico que la representa.

En esta plantilla podemos introducir los conceptos que representen estas diferencias, como, por ejemplo: “Cheques no debitados”, “Omisión en cuenta banco”, “Importe incorrecto”... Esto va a permitir la agrupación posterior de la información para la elaboración del informe de conciliación.

Conciliación de cuentas manual

El proceso comienza con la petición de la cuenta auxiliar a conciliar y del intervalo de fechas. Esto se realiza a través del siguiente cuadro de diálogo:

Posteriormente accederemos a la pantalla de conciliación. Podemos observar que la tabla central posee dos pestañas, una dedicada a las anotaciones de la cuenta en nuestra contabilidad, y otra que estará referida a las posibles diferencias de la cuenta externa con respecto a nuestros apuntes.

Para conciliar alguna línea de las tablas de las cuentas haremos doble click sobre el campo del importe, o pulsaremos el botón “Concilia linea”. Esto activará la marca de conciliado y hará desaparecer el combo-box del campo “Tipo dif.”

Si la línea no resulta conciliada, especificaremos el tipo de diferencia correspondiente en “Tipo dif.”

También podremos corregir errores de nuestra contabilidad sobre la marcha: el botón “Fecha asiento” permite la edición de fechas equivocadas, mientras que el botón “Edita asiento” abre en pantalla la tabla de asientos para editar el correspondiente al del pase seleccionado. Para hacer efectivos los cambios en pantalla, pulsaremos el botón “Refrescar”.

La activación de la casilla de verificación “Solo partidas no conciliadas” nos va a permitir eliminar de la pantalla todos los registros conciliados. Esto es muy interesante cuando estamos conciliando cuentas con mucha información.

La columna “Saldo conc.” nos informa en todo momento del saldo de las partidas conciliadas de la cuenta.

En las últimas versiones de KEME se han añadido nuevos botones que nos permiten borrar y consultar asientos.

Bajo la pestaña “Cuenta externa” se esconden los distintos apuntes de la cuenta de terceros, que no concilian con nuestra contabilidad. El botón “Añadir linea” permite ir recopilando esta información.

En la parte inferior de la pantalla nos encontramos con botones con funciones comunes para todo el cuadro de diálogo:

“Eliminar marcas” sirve para eliminar toda la conciliación; las tablas quedan como al principio. Esta operación no es irreversible, ya que podemos salir de la ventana de diálogo pulsando el botón “Cancelar”.

El botón “informe” nos presentará por escrito un resumen del proceso de conciliación, mientras que “Consulta informe” presentará esta información por pantalla.

Conciliación bancaria sobre información importada conforme al cuaderno 43 de la AEB

Este mecanismo nos permite realizar la conciliación bancaria de forma semi-automática, a través de la importación de información de cuentas corrientes bancarias. La principal ventaja es que se realiza el punteado de forma automática.

Importar Cuaderno 43

Esta opción del menú de conciliación permite captar la información de un fichero de cuenta bancaria conforme al cuaderno 43 de la Asociación Española de Banca. Tras seleccionar la cuenta correspondiente de nuestra contabilidad, la aplicación nos presentará un mensaje de advertencia, y pasaremos a un cuadro de selección de archivo:

Tras un mensaje de confirmación, el archivo se habrá importado correctamente. No se sobreescribirán apuntes de fechas ya importadas con anterioridad; de esta forma nos aseguramos de que no se pierda la información relativa a conciliaciones anteriores.

Importar información a partir de ficheros CSV

Muchas veces poseemos información de cuentas que deseamos conciliar y que no está registrada en cuadernos 43. Esto puede ocurrir, por ejemplo, cuando deseamos comprobar cuentas de proveedores o clientes. Estos registros se pueden formatear y grabar fácilmente en archivos CSV utilizando una hoja de cálculo.

En KEME hemos añadido la posibilidad de importar la información de la conciliación a partir de ficheros CSV. La disposició y el orden de los campos a importar sería la siguiente:

• Fecha en formato dd/mm/aaaa

• Concepto de cargo/abono

• Valor del apunte (en positivo o en negativo)

• Saldo

Los registros se guardarán con campos separados por tabuladores, y sin delimitadores de cadenas de caracteres

Contabilización automática vencimientos a partir de Cuaderno 43 importado

Esta función permite el procesado automático de los vencimientos registrados a partir de la comparación de los registros de KEME con la información importada de un cuaderno 43.

Conciliación de la cuenta importada

A través de la opción del menú Cuentas Bancarias C43 → Concilia importada accederemos al cuadro de diálogo:

En el campo etiquetado como “Margen fechas (días)” podremos establecer un intervalo de confianza entre fechas para la conciliación; de esta forma podremos obviar el problema bastante común de la conciliación de partidas en fechas que varíen pocos días con respecto a la anotación en el banco.

El botón “Conciliación automática” realizará todo el proceso automático de punteo para el intervalo de fechas seleccionado.

Generación automática de asientos a partir de información de cuenta externa

Existe la posibilidad de especificar un filtro por contenido en el campo concepto. Los registros que no nos interese procesar se pueden esconder mediante el botón “Oculta Línea”. “Contabilizar” permite añadir por lotes los asientos correspondientes a la información mostrada.

Las contrapartidas de los apuntes a generar se especificarán de acuerdo con la información que introduciremos en la siguiente ventana (tras pulsar “Contabilizar”)

Para contabilizar asientos simples con una sola contrapartida bastará con rellenar el primer campo y el concepto del asiento. El checkbox “Verificar primer asiento” sirve para que se abra una ventana de edición. De esta forma podremos verificar si el proceso es correcto, ofreciendo la posibilidad seguir con el proceso o cancelarlo.

Podemos confeccionar asientos más complejos estableciendo una cuenta para una segunda contrapartida y un valor que podrá ser fijo o un coeficiente sobre el primer apunte (podrá tomar valores negativos).

Borrar información importada

La opción del menú “Borrar importado” permite la eliminación de la información captada conforme al Cuaderno 43 a partir de una determinada fecha. La principal utilidad de esta función es la de corregir posibles errores en la importación de información.

Esta funcionalidad del programa permite llevar una pseudo-contabilidad interna mediante la imputación a través de unos códigos de la información del diario referente a ingresos y a gastos. De esta forma se permite, por ejemplo, asignar las clases de costes (grupo de gastos) a portadores y/o secciones de coste.

La llevanza de la contabilidad analítica es opcional, y se activa a través del diálogo de “configuración de empresa”. La activación de esta funcionalidad obligará a suministrar un “código de imputación” a cada partida de ingreso y gasto que introduzcamos en la tabla de edición de asientos. También se permite la elaboración de “asientos automáticos” con “códigos de imputación”; esto nos permite elaborar criterios de imputación complejos de forma cómoda y sencilla para el usuario final.

En la versión se ha añadido un nuevo módulo para el tratamiento de retenciones del IRPF por rendimientos satisfechos de actividades económicas. En la pantalla de captura (tabla de asientos) podemos observar que se ofrece la posibilidad de discriminar por retenciones procedentes del arrendamiento de inmuebles urbanos y rendimientos de actividades económicas.

En la configuración de empresa identificaremos la cuenta principal (por ejemplo una 475)de retenciones que activará la ventana de registro.

La pantalla de resumen/consultas en retenciones ofrece la posibilidad de la consulta de los datos agrupados de cara a la confección de declaraciones fiscales. Podemos utilizar los registros de la tabla de retenciones para editar y consultar los asientos relacionados en el diario.

Este apartado se encarga, como su nombre indica, de fijar vencimientos a derechos y obligaciones, así como del cargo o abono con las cuentas de tesorería a la hora de los vencimientos. De esta forma podemos realizar una eficaz planificación de tesorería. Para realizar estas operaciones tendremos que haber definido en el diálogo “Configuración de empresa” las “cuentas a pagar” y las “cuentas a cobrar” que se procesarán; podremos especificar varios códigos de cuentas separados por comas.

Asignar vencimientos directamente a partir del diario

Podemos asignar vencimientos a un cobro o pago pendiente, representado en un apunte contable del diario, como por ejemplo el relativo a la cuenta de un cliente para una venta que acabamos de procesar. Para ello, seleccionaremos con el ratón (pulsando el botón izquierdo) el apunte en cuestión y ejecutaremos Vencimientos → Vencimientos a partir del diario, se abrirá el siguiente diálogo para procesar la asignación:

El diálogo mostrado aparecerá al principio vacío, y le iremos añadiendo uno o más vencimientos hasta completar el total de la deuda, en cuyo caso, el campo “sin vencimiento” aparecerá con valor cero.

Para añadir vencimientos, pulsaremos el botón “Añadir”, aparecerá entonces la siguiente ventana:

Donde fijaremos parámetros como la fecha de vencimiento y el importe. También podremos editar un campo, “Concepto al vencimiento” con información para el concepto del asiento que se generará automáticamente al procesar el vencimiento en el futuro.

Domiciliaciones

Las domiciliaciones bancarias de importes a cobrar se realizan a través del módulo de vencimientos de KEME. En este apartado se realiza una introducción a la emisión de cuadernos bancarios para gestionar domiciliaciones.

Dar de alta tipos de vencimiento

Este paso es necesario para poder asignar vencimientos. Los tipos de vencimientos están formados por un código, y un número o varios números separados por coma que representan los plazos de cobro/pago.

Se realiza mediante la opción del menú “Vencimientos”, “Editar tipos de vencimiento”

Edición de cuentas auxiliares

En cada cuenta auxiliar especificaremos códigos de cuenta bancaria asociados, así como el BIC e IBAN. Chequearemos las casilla de domiciliación.

Para nuestra comodidad, resulta interesante asociar vencimientos a nuestras cuentas de clientes o deudores para que las asignaciones se realicen de forma automática. Para ello accederemos a la pestaña “aspectos contables”:

Introducción de asientos

Cada vez que introduzcamos un asiento con cuentas con vencimiento asociado se realizará una asignación automática. También podremos realizar asignaciones manuales o editar las existentes mediante la opción del menú “Vencimientos”, “Vencimientos a partir diario”

Generar domiciliaciones bancarias

Mediante “Vencimientos”, “Domiciliaciones” accederemos a un gestor de domiciliaciones desde el cual podremos realizar ediciones, y crear nuevas remesas.

En la siguiente ventana vemos una nueva domiciliación vacía, en la que hemos especificado una cuenta bancaria.

El botón “cargar info” nos permitirá seleccionar apuntes de vencimientos para que formen parte de nuestra domiciliación.

Una vez que tenemos toda la información cargada en la domiciliación ya podremos confeccionar nuestro fichero bancario pulsando en el botón correspondiente.

Asignar vencimientos a partidas pendientes

Si procesamos gran cantidad de operaciones y fijamos manualmente vencimientos puede ocurrir que se queden apuntes sin asignar. Por ello la aplicación permite consultas de apuntes con cuentas a cobrar y a pagar pendientes de asignar vencimientos.

Si ejecutamos alguna de los opciones del menú Vencimientos → Asignar vencimientos, cuentas a pagaró bien Vencimientos → Asignar vencimientos, cuentas a cobrar accederemos a un diálogo tal y como se muestra en la figura:

Para procesar la información de la tabla, seleccionaremos una línea de la lista y pulsaremos el botón “Asigna Vencimiento”. El proceso a partir de aquí será similar al del punto anterior donde asignábamos directamente a partir del diario. Si hemos fijado vencimientos por valor del importe total del apunte observaremos que la línea en cuestión desaparecerá de la tabla.

El botón “Procesa pago/cobro” sirve para procesar directamente el cobro o pago sin pasar por asignar vencimientos. Esto nos sirve, por ejemplo, para contabilizar el pago en operaciones al contado, o en aquellas en las que no disponemos de información sobre un vencimiento cierto y se realiza el pago en un determinado momento. Esto lo realizaremos a través del diálogo de procesar vencimiento:

El botón “Dar de baja” sirve para eliminar como pendientes de asignar, partidas a las que no tengamos que fijarles un vencimiento. Esto ocurre por ejemplo en apuntes realizados para corregir operaciones debido a errores, devoluciones, etc.

Procesar vencimientos

La opción del menú Vencimientos → Procesar vencimientos se utiliza para generar los asientos referentes al cobro o pago de una partida a la que asignamos vencimientos. Las operaciones las realizaremos a través del siguiente cuadro de diálogo:

En la esquina superior izquierda tenemos un grupo de campos en los que se especifica el intervalo de fechas para el que se ofrecerá la información. Por defecto aparecerá el inicio y el final del último período registrado. Podemos cambiar el criterio de acotación por fecha utilizando la fecha de vencimiento; ambos criterios son excluyentes, por lo que al activar la casilla de verificación de uno de ellos, se desactivará la otra.

Si queremos que se muestre información referente a vencimientos procesados, activaremos la casilla de verificación correspondiente. También podremos elegir entre que se muestre información referente a cobros y/o pagos; ambas opciones no son excluyentes.

Podremos acotar todavía más la lista de vencimientos, activando las casillas de verificación de “Cta. ordenante” y “Cta. tesorería”. Aquí introduciremos el código de una de las subcuentas ordenantes, y de tesorería a las que hayamos programado el cobro o el pago de alguna partida, respectivamente.

Para procesar algún cobro o pago, pulsaremos el botón “Procesar”, se abrirá entonces el cuadro de diálogo:

Si la información que se muestra es correcta, tan sólo nos quedará pulsar “Procesar”, en caso contrario podremos editar la fecha de vencimiento y el código de la subcuenta de tesorería.

Al igual que en la asignación de vencimientos, en este diálogo también se permite anular registros de vencimientos; esto hace que el apunte contable del que procede no vuelva a aparecer como pendiente de asignar y que no se compute a ningún efecto. Como veíamos anteriormente, esto está indicado para apuntes contables que no originen cobro o pago con posterioridad, tales como correcciones o ajustes.

El botón “Borrar” elimina el registro físico del vencimiento. El apunte contable del que procede quedará como pendiente de asignar vencimiento. Esto es útil, por ejemplo, cuando tengamos un asiento mal contabilizado al que le hayamos asignado en algún apunte vencimientos; podremos entonces eliminar el registro de vencimiento, para editar el asiento del que procede, y volver a repetir la operación de asignar vencimiento.

El botón “Unificar proc.” nos va a permitir unificar diversos pases de vencimientos para su procesado en un solo asiento con la misma contrapartida. Para seleccionar pases contiguos utilizaremos el botón del ratón, a la vez que pulsamos la tecla de mayúsculas. Para seleccionar pases no contiguos, utilizaremos la tecla Ctrl a la par que pulsamos el botón izquierdo del ratón.

Gestión de apuntes anulados para vencimientos

La opción del menú Vencimientos → Vencimientos anulados mostrará una tabla con todos los apuntes que hemos decidido anular para que no se tengan en cuenta para asignar vencimientos. La principal función de este diálogo es la de posibilitarnos recuperar estos apuntes para su proceso normal; esto permite recuperar partidas anuladas por error:

El botón “Borrar” dejará al pase del diario correspondiente al registro anulado sin vencimiento asignado; es decir, se borrará físicamente la línea del vencimiento.

El botón “Recuperar” quitará la marca de “anulado” del registro de vencimiento; quedará para su procesado como si nunca se hubiera anulado.

En el apartado referente a la introducción de asientos ya analizamos la operatoria a seguir para generar apuntes de IVA y argumentábamos cómo se intentaba que se produjera un cuadre perfecto entre los mayores de las subcuentas de IVA y los libros de facturas emitidas/recibidas.

En este punto vamos a contemplar otros aspectos referentes al Impuesto sobre el Valor Añadido que se ofrecen en el menú principal Iva, como son la introducción y edición de los distintos tipos de IVA, el libro de facturas recibidas, el libro de facturas emitidas, y las consultas sobre liquidación de IVA de un período.

Tipos de IVA

La opción IVA → Tipos de IVA nos abrirá un cuadro de diálogo en el que podremos dar de alta y editar los distintos tipos de IVA:

Libro de Facturas Emitidas

Mediante esta opción del programa obtenemos el libro de facturas emitidas. El cuadro de diálogo asociado nos permite seleccionar el contenido del mismo; también podremos editar el título o cabecera del listado y elegir el formato de presentación: vertical o apaisado.

Para obtener una copia impresa del libro, pulsaremos el botón “Imprimir”. Si sólo queremos observar en pantalla el contenido del libro, pulsaremos el botón “Consultar”, aparecerá así el visor DVI mostrando la conversión del fichero TEX generado.

El botón “Copiar” permite pasar la información al portapales; esto permite, por ejemplo, pegar el libro de facturas en una hoja de cálculo.

Libro de Facturas Recibidas

Permite la obtención, de forma similar al punto anterior, del libro de facturas recibidas. Podremos obtener, además, un listado más completo con información sobre la prorrata si nuestra empresa está sometida a esta modalidad de IVA.

Consulta de liquidación de IVA

La opción del menú IVA → Liquidación de IVA nos presentará en pantalla una ventana con las magnitudes clasificadas por cuenta necesarias para realizar la liquidación del impuesto; tan sólo tendremos que especificar un intervalo de fechas y pulsar el botón “Calcular”:

Critero del régimen de caja en IVA

Para la correcta gestión del IVA de caja en KEME es imprescindible una correcta asignación de vencimientos.

Las cuentas de proveedores y clientes sometidas a este régimen deberán tener asignados vencimientos predefinidos

Para introducir algún apunte sometido al criterio del régimen especial del criterio de caja, bastará con seleccionar esta modalidad en la ventana de edición del registro de IVA asociado.

La consulta de los libros de facturas emitidas y recibidas nos mostrarán los registros acogidos a este régimen especial. Los podremos distinguir porque el número de fila de la tabla que se muestra en pantalla vendrá marcada por una estrella (“*”)

El botón “Desglose caja” nos muestra cómo se distribuye el IVA devengado según los vencimientos de los importes de las facturas:

Forzar la liquidación nos permite que el IVA se devengue en la fecha que determinemos. Esto es útil en aquellas operaciones no realizadas que la ley nos obliga a liquidar.

En las liquidaciones de IVA aparecerán desglosadas las cuotas sometidas al criterio del régimen especial de caja:

Si pulsamos los botones “Iva de Caja” podremos consultar un detalle de todos los apuntes sometidos a este régimen

Modelo 347

Esta opción del menú IVA confecciona un fichero conforme para ser importado y verificado por las utilidades de la AEAT

Modelo 349

Esta opción del menú IVA confecciona un fichero conforme para ser importado y verificado por las utilidades de la AEAT

Modelo 340

Esta opción del menú IVA confecciona un fichero conforme para ser importado y verificado por las utilidades de la AEAT

Suministro de Información Inmediata (SII)

KEME soporta la confección de archivos necesarios para el Suministro Inmediato de la Información a nivel de IVA.

Para ello tenemos dos opciones en el menú IVA, que nos permitirán la comunicación de los datos referentes a los libros de facturas emitidas y recibidas.

Para proceder, seleccionaremos dentro de la ventana correspondiente el período de comunicación, y pulsaremos el botón “Generar XML”.

Conforme vayamos suministrando datos, los campos de la columna “Enviada” se irán activando; esto nos permitirá el control de facturas comunicadas, impidiendo la comunicación de registros repetidos.

Los botones Envío Real y Envío Pruebas permiten enlazar directamente con el servidor SOAP de la Agencia Tributaria y comunicar el envío del libro registro, ya sea al servidor real o al de pruebas, respectivamente. Para ello es necesario que esté instalada la aplicación externa “Curl” y que hayamos transformado los certificados de usuario a formato pem. Hay una guía publicada al respecto

Si activamos algún campo de la columna “No Envío” impediremos la comunicación del registro especificado en la generación del fichero XML

En la tabla de edición de asientos disponemos de campos para registrar el Concepto SII de cada factura

Este módulo del programa permite la gestión y cálculo de la depreciación de nuestro inmovilizado. Esto se realiza desde dos vertientes distintas: la contable y la fiscal, permitiendo la obtención de las diferencias entre ambos criterios que nos permitirán ajustar la base imponible de nuestro Impuesto de Sociedades. Esta característica está especialmente indicada para aquellos supuestos de libertad de amortización o amortización acelerada, que conllevan la consideración como gasto fiscal de un importe que no se registra como gasto contable del mismo período impositivo; con este sistema se mejora la situación financiera de la empresa al diferir el pago del Impuesto sobre Sociedades a ejercicios futuros.

El Plan de Amortizaciones

El plan de amortizaciones registrará la forma en que vamos a registrar la depreciación para cada elemento del inmovilizado. Para acceder a él utilizaremos la opción del menú: Amortizaciones → Plan de Amortizaciones:

En dicho plan podemos observar que los coeficientes de amortización se expresan en tantos por uno. No se aprecian dos columnas que quedan a la derecha (habría que realizar un scroll horizontal) que serían el coeficiente de amortización fiscal (el que nos permite la Hacienda Pública), y la relativa a la amortización fiscal en el primer ejercicio, que podrá estar en blanco o con valor “Seleccionado” para aquellos casos en que fiscalmente se permita que amorticemos un elemento de inmovilizado en el mismo año de su adquisición.

Para dar de alta nuevos registros, pulsaremos el botón “Nuevo elemento”, con lo que aparecerá el siguiente diálogo:

Por código de elemento entendemos una forma de identificar el inmovilizado aparte del código de subcuenta; podría estar formado, por ejemplo, por la referencia del fabricante a la que podríamos añadir algún tipo de variante para que el código resultara exclusivo.

La fecha de puesta en funcionamiento no tiene porqué coincidir con la fecha de adquisición, y representa el momento a partir del cual el elemento empezará a depreciarse.

Los coeficientes de amortización se expresarán en porcentajes (aunque aparezcan en el plan en tantos por uno).

En cuanto a la amortización fiscal, si seleccionamos el botón de radio “Amortización fiscal acelerada total en el primer ejercicio”, se desactivará el campo del coeficiente de amortización fiscal, ya que en este caso no tendría sentido su edición.

Si no introducimos ningún valor para la amortización fiscal, se entenderá que el criterio contable y fiscal coinciden, por lo que no se producirá ninguna diferencia.

El botón de radio “Tabla de amortización personalizada”, activa una tabla en la que especificaremos la cuantía en que se va a depreciar el activo en cuestión en cada ejercicio. Esto es útil si queremos asignar planes de amortización personalizados o de tipo más elaborado, como podrían ser el del método de la suma de dígitos o el de porcentaje constante. También sería aplicable para amortizaciones de tipo más complejo, como las de renovaciones, ampliaciones o mejoras de elementos patrimoniales de inmovilizado, o para el método de amortización según justificación ejercicio a ejercicio.

La pestaña “imputaciones” estará activada si nuestra contabilidad procesa contabilidad analítica. Esta parte del cuadro de diálogo nos va a permitir asignar la amortización del elemento a los distintos centros/portadores de costes que vendrán representados por sus respectivos códigos de imputación:

A cada código de imputación le asignaremos el porcentaje correspondiente de depreciación del activo inmovilizado. Nuestro objetivo será conseguir que las asignaciones representen el cien por cien de la cuota a amortizar

Asientos de amortizaciones

Seleccionando la opción del menú correspondiente generaremos el asiento de amortizaciones que especifiquemos en el cuadro de diálogo:

También podremos eliminar el asiento de amortizaciones de un determinado período pulsando el botón “Eliminar”.

Diferencias en base imponible del Impuesto sobre Sociedades

Seleccionando la opción del menú correspondiente a este apartado aparecerá una tabla con las diferencias entre la amortización contable y la considerada desde el punto de vista fiscal:

Historial de diferencias por activo

Esta opción del menú muestra una plantilla con información del proceso de amortización por cada ejercicio, contrastando la depreciación contable con la amortización fiscal. Esto nos permite tener una visión sobre el proceso de registro de ambos criterios a lo largo de la vida útil de cada elemento de inmovilizado.

En este apartado describimos una forma sencilla de captar los datos de otras aplicaciones contables.

Importar plan de cuentas

Nuestro objetivo es conseguir un fichero de texto tabulado en dos columnas, la primera que contenga el código de cada grupo, subgrupo o cuenta, y la segunda el nombre correspondiente. Para ello partimos, por ejemplo, de un balance de sumas y saldos o de un listado de plan de cuentas generado por la aplicación origen en un archivo en formato de texto tabulado.

El siguiente paso consistirá en abrir el archivo anterior con un editor de texto; si utilizamos Emacs, éste suele detectar la codificación de caracteres automáticamente. Si utilizamos el editor Kate, tendremos que especificar la codificación en el menú Ver → Especificar codificación → Europeo occidental iso 8859. En el editor seleccionaremos las líneas que nos interesen y las copiaremos al portapapeles. Acto seguido arrancaremos Openoffice y crearemos una hoja de cálculo vacía, donde pegaremos el contenido del portapapeles, teniendo especial cuidado en seleccionar el juego de caracteres apropiado (en nuestro caso el de Windows), y la separación correspondiente (tabulador y texto separado por comillas):

Importante

Es imprescindible tener en cuenta e identificar correctamente el juego de caracteres del que procede la información a importar, ya que en caso contrario se puede generar un fichero de texto con caracteres extraños y que, por tanto, no sería admitido por la base de datos.

Una vez pegada la información en la hoja de cálculo procederemos a borrar los datos que no nos interesen, y nos quedaremos con dos columnas. No deberá existir ninguna línea de descripción de campos como cabecera, tan sólo códigos de cuenta y descripciones de cuenta:

El siguiente paso será guardar el contenido de la hoja de cálculo en un fichero de texto tabulado, sin separador de cadenas de caracteres. Esto lo conseguiremos mediante la opción del menú de OpenOffice Archivo → Guardar como..., donde especificaremos en Tipo de archivo la selección Texto CSV (.csv;.txt):

A continuación aparecerá un diálogo de exportación de texto, en el que especificaremos el juego de caracteres Unicode UTF-8, el separador de campo como tabulador, y dejaremos en blanco el separador de texto:

Ya tenemos el plan contable exportado listo para su incorporación a nuestra aplicación, para ello tendremos que copiar el archivo generado al directorio .keme/. No olvidemos que dicho directorio aparecerá como oculto, por lo que si queremos que aparezca en el navegador del sistema, deberemos habilitar que se muestre en pantalla, esto se consigue en Konqueror mediante la opción del menú Ver → Mostrar archivos ocultos

El último paso consistirá en crear una nueva empresa en la contabilidad, en la que especificaremos el fichero del plan contable con extensión .pln generado en los pasos anteriores, para ello seleccionaremos la opción del menú Empresa → Nueva empresa:

Importante

Tenemos que especificar el número de dígitos exacto de las subcuentas del plan importado; en caso contrario la información contenida no será interpretada de forma correcta.

Una vez concluido el proceso tendremos el Plan Contable incorporado a nuestra contabilidad almacenado con el juego de caracteres Unicode que se caracteriza por su carácter internacional.

Importar datos del diario

El proceso de importar asientos de otras aplicaciones es bastante parecido al que hemos empleado en el punto anterior; partiremos de un fichero en formato texto tabulado que contenga el libro diario contable y lo abriremos con un editor de texto tal como Emacs. Si la información a procesar es muy grande, podemos copiar y pegar trozos del diario en la hoja de cálculo de OpenOffice, donde especificaremos el juego de caracteres correcto del que proceden los pases contables.

El siguiente paso será editar la hoja de cálculo, de forma que dispondremos los datos contables por columnas en el siguiente orden:

1. Número de asiento

2. Fecha

3. Código de cuenta

4. Concepto de cargo/abono

5. Importe de la anotación en el Debe

6. Importe de la anotación en el Haber

7. Documento (este campo es opcional)

Una vez terminada la edición, guardaremos el fichero en el directorio de trabajo de la aplicación. El formato elegido será en modo de texto tabulado, sin ningún tipo de separador para cadenas, y con el juego de caracteres Unicode (ver punto anterior).

Desde nuestra empresa en el programa de contabilidad accederemos al diálogo de importar asientos del diario mediante la opción del menú Utilidades → Importar → Importar asientos diario:

Antes de procesar el fichero que elijamos se comprobará entre otras cosas si hay descuadres de asientos, si las fechas suministradas son válidas (debe de estar dado de alta un ejercicio no cerrado que permita aceptar asientos con las fechas suministradas),o si existen todas las cuentas del diario a importar. En el caso de que se detecte algún error el proceso se cancelará, informando al usuario.

Si el proceso se concluye con éxito, y para la correcta interpretación de los pases importados, deberemos de suministrar una información extra en lo concerniente a qué asientos corresponden al diario de apertura, regularización y cierre. Para ello, basta seleccionar en la pantalla principal cualquier pase correspondiente al asiento que queramos modificar y seleccionar en el menú Utilidades → Importar → Asignar diario

Puede ocurrir que estemos importando información de ejercicios cerrados; en este caso, deberemos, una vez concluido el proceso, de marcar el ejercicio como cerrado mediante Utilidades → Importar → Marcar como cerrado ejercicio

El proceso no se llevará a cabo igualmente si estamos importando pases con cuentas de iva soportado/repercutido. Esto ocurre para evitar descuadres de la contabilidad con los libros de facturas emitidas y/o recibidas. Para evitar este problema, deberemos de dejar vacíos momentáneamente los campos de cuenta de iva soportado y cuenta de iva repercutido en el cuadro de configuración de empresa. Esto lo conseguimos accediendo al mismo mediante Empresa- → Configuración de empresa.

Importante

No se deben de mezclar en un mismo ejercicio apuntes con cuentas de iva no vinculados a los libros de IVA repercutido/soportado con otros que sí lo estén. Esto provocaría una falta de concordancia de los registros de IVA con el diario contable.

Bajo este nombre designamos un potente generador de documentos contables, tales como balances de situación, cuentas de pérdidas y ganancias, y balances de libre configuración con información ajustada a nuestras necesidades o gustos. La información será extraída del diario, haciendo referencia a las diversas partes del mismo. También es posible incorporar a nuestros documentos magnitudes medias de cuentas y saldos iniciales, lo que nos posibilitaría, por ejemplo, presentar información referente a rotaciones o ratios que utilicen este tipo de datos.

Cuando creemos una nueva empresa observaremos que no tendremos en la misma ningún estado contable predefinido; esto es, no podremos realizar balances de situación o presentar la cuenta de Pérdidas y Ganancias. Para solucionar este problema existen unos ficheros de texto que se suministran con la aplicación y que podremos importar a través de la opción del menú “Importar estado contable”. De igual forma, si confeccionamos a través del editor de estados contables un documento interesante, podremos exportar a un fichero de texto las definiciones del mismo para su utilización en otras empresas.

Pantalla principal del generador de estados contables

El generador de estados contables se activa al seleccionar en el menú Estados Contables → Nuevo Estado Contable

En la ventana que se muestra aparece una hoja con tres pestañas, con la primera de ellas, “Datos generales”, activada. Aquí introduciremos las características generales del documento contable que vamos a construir:

• Un título, que servirá para la identificación del Estado Contable a la hora de guardarlo en la base de datos.

• La cabecera, que aparecerá presidiendo los listados

• Observaciones, este campo es opcional, sirve para dar información suplementaria que aparecerá en el pie del documento.

• Columna de texto referencias, en este recuadro activable se introducirá la cabecera de la columna opcional de referencias para los estados contables. Esta columna se puede utilizar para confeccionar con posterioridad referencias del documento contable con respecto a la memoria.

• Fórmula base para porcentaje, para el cálculo de una columna de porcentajes con respecto a una magnitud determinada. Su contenido será una expresión construida con los requisitos mencionados anteriormente para las fórmulas.

• Casilla de verificación “Segunda parte activada”: si queremos construir un estado contable con dos partes (por ejemplo activo y pasivo, debe y haber) marcaremos esta casilla, con lo cual activaremos la pestaña de la segunda parte

• Casilla de verificación “analítica”: al activar esta casilla podremos confeccionar estados contables que se podrán filtrar por los códigos de imputación de la contabilidad analítica.

• Casilla de verificación “Desglose (inventarios)”. Al activar esta casilla se producirá un estado contable con un máximo nivel de detalle de cada partida. Esto nos resulta ideal para la confección de un inventario de cierre de ejercicio a partir, por ejemplo, de un balance de situación.

• Casilla de verificación “Gráfico”: activando este opción estamos informando que el estado contable va a representar un gráfico que se construirá a partir de las magnitudes de los nodos principales del documento. Es conveniente que no haya información sobre totales de cada parte del estado contable (por ejemplo, total activo o total pasivo).

• Casillas de verificación del diario: nos sirven para delimitar qué partes del diario se van a utilizar para el cálculo del estado contable; de esta forma, si deseamos confeccionar un balance de situación inicial, marcaremos sólo el diario de apertura; por el contrario, si deseamos confeccionar un balance de situación final, activaremos las casillas todas las casillas de diarios. Para generar un documento contable con información exclusivamente de saldos medios, chequearemos la casilla “Saldos medios ejercicio”.

• Los cuadros de edición de texto “Texto cabecera” y “Texto pie” sirven para añadir, como su nombre indica, textos al principio y al final del estado contable. Se suelen utilizar en la confección del inventario de cierre de ejercicio.

Sugerencia

Una vez grabado el estado contable (pulsando el botón correspondiente), podremos generar una copia del mismo tan sólo cambiando el título, de esta forma, podemos realizar diversas versiones de los estados contables editando copias de ellos.

Editando la primera y segunda parte del estado contable

Bajo las pestañas de la primera y segunda parte se esconden unas plantillas en las que fijaremos el contenido de los diversos apartados que se incluirán en el documento que estamos confeccionando.

Como se aprecia en la figura, nos encontramos en primer lugar un campo en el que editaremos el título de la parte del estado contable (podrá ser “activo” o “pasivo” si estamos confeccionando, por ejemplo, un balance de situación y estamos introduciendo la primera o la segunda parte, respectivamente).

Justo debajo del título, se sitúa una lista con varias columnas organizada en forma de árbol en la que se dispone el contenido del documento que estamos creando. La información se clasifica en epígrafes y subepígrafes en cuantos niveles deseemos; para introducir un nuevo elemento a partir de cualquier punto del árbol basta con pulsar el primer botón situado a la derecha. Si por el contrario deseamos introducir un nuevo nodo o rama (subepígrafes), pulsaremos el botón siguiente. El botón con icono en forma de aspa sirve para eliminar cualquier elemento seleccionado de la lista.

En cualquier momento podremos chequear la información introducida pulsando el botón correspondiente (el último situado en la columna de la derecha). De esta forma corregiremos posibles incongruencias en el contenido de las claves de los nodos y en el contenido de las fórmulas, principalmente.

Sugerencia

Para la rápida localización de errores, es conveniente chequear el contenido de la lista del estado contable frecuentemente. Como mínimo se debería de hacer cada vez que introduzcamos un epígrafe nuevo con su respectiva fórmula; de esta forma comprobaremos fácilmente que la información tecleada hasta el momento es correcta.

La edición de los contenidos de cada apartado se realiza en unos campos situados en un recuadro bajo la lista de epígrafes. Aquí editaremos el título de cada elemento, el contenido de la clave del nodo, y por último, la fórmula que deberá cumplir con los requisitos ya mencionados. En este punto, hay una serie de factores a tener en cuenta:

• El contenido del título de cada epígrafe se imprimirá tal y como se haya introducido, no se le añadirá ninguna numeración ni información adicional de clasificación.

• Todas las claves deberán tener un contenido basado en caracteres alfanuméricos (letras y números), en el que no podrán figurar espacios ni puntos. Esta información se empleará para construir la identificación de cada nodo, la cual se compondrá de una sucesión de códigos separados por puntos, que comenzará por la clave del epígrafe principal, recorriendo todas las ramas y terminando en la del subepígrafe correspondiente.

• La lista con el contenido de la parte del estado contable se ordenará automáticamente en orden creciente por código de nodo. Es importante tener en cuenta que el orden se realiza contemplando los códigos como cadenas de caracteres. Esto quiere decir, por ejemplo, que el valor literal “10” se mostrará antes que el valor literal “2”. Para evitar esta incongruencia, podemos emplear caracteres alfabéticos para designar los nodos, o bien cifras numéricas con el mismo número de dígitos; así podríamos designar sucesiones de epígrafes con códigos “001”, “002”, “003”, etc.

• Para introducir líneas horizontales con las que pretendamos separar diversas partes del estado contable, tan solo tendremos que añadir un apartado ficticio con una clave que terminará con el componente “-LINEA”. El contenido de la clave será tal que tras la ordenación de los puntos se sitúe en la posición que deseemos.

Cálculo y consulta de estados contables

Accederemos a estas funciones seleccionando en el menú de la aplicación Estados Contables → Consulta estado contable, con lo cual accederemos a una ventana en la que seleccionaremos un documento y pasaremos a la fase del “cálculo de estado contable”:

En esta ventana aparecerán en el lado superior izquierdo las partes del diario que van a intervenir en los cálculos, a título indicativo (no se pueden cambiar), ya que esta selección se efectúa en la fase de diseño del documento.

En la parte superior derecha podremos especificar los ejercicios a los que irá referido el estado contable. Si queremos reflejar sólo información de un ejercicio, dejaremos el ejercicio segundo en blanco.

El recuadro “Contabilidad analítica” sirve para suministrar información para filtrar el proceso de cálculo del estado contable a partir de códigos de imputación de las partidas de ingresos y gastos. Está permitido el empleo de comodines en la composición de estos códigos.

Bajo el recuadro “DIARIO” se suministra información sobre la composición del documento: “CON/SIN DETALLE” hace referencia al nivel de desglose; un estado contable “con detalle” muestra todos los niveles de cuentas y subcuentas que lo componen.

La siguiente línea informa sobre el tipo de importes a considerar, “Saldos normales” o “saldos medios”.

La casilla de verificación “Sólo líneas con importes” sirve para que la salida del informe se restrinja a partidas con saldo. De esta forma no se mostrarán líneas con importes nulos.

La casilla de verificación “Previsiones ejercicio” en el apartado “CÁLCULO” nos va a permitir obtener un estado contable a partir del presupuesto de los ejercicios especificados; esto sería ideal para obtener, por ejemplo, una cuenta de pérdidas y ganancias prevista.

El botón “Calcular” se encargará de realizar todas las operaciones necesarias para conseguir las magnitudes que integrarán el estado contable. Una vez terminado el cálculo, éste se almacenará junto con la fecha de su realización en los registros del estado contable. Por ello, si no realizamos ninguna modificación, los importes estarán a nuestra disposición la próxima vez que accedamos a esta ventana sin tener que realizar el cálculo de nuevo.

El botón “Referencias”, sirve para editar los contenidos de la columna del mismo nombre en el estado contable. Sólo estará activo si hemos configurado el estado contable para registrar esto tipo de información.

El botón “Genera TEX” construirá un fichero con el estado contable para su visualización, y listo para imprimir. Por defecto el nombre del fichero será el de “estadocontable.tex”. No obstante, resulta interesante poderlo nombrar de otra forma ya que ello posibilita construir con posterioridad un libro con diferentes documentos y estados contables. Podremos así confeccionar, por ejemplo, el “libro de balances” a partir de un balance de situación inicial, balances de sumas y saldos, y cuentas anuales.

El botón “imprimir” realiza la misma función que el anterior, sólo que genera salida impresa, sin consulta en pantalla.

El botón “Copiar” pasará al portapales el contenido del estado contable. De esta forma podremos pegar en otra aplicación la información relativa al documento que estemos procesando.

El botón “Gráfico” permite la realización de una representación gráfica del contenido del estado contable. Para ello hemos tenido que habilitar esta opción desde la pantalla de diseño del generador de estados contables. La siguiente figura muestra lo que podría ser el gráfico de balance generado a través de esta opción:

El botón “Guardar” permite grabar el gráfico en formato “.png”.

KEME permite la confección de un Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, conforme al Plan General de Contabilidad de 2007. En el menú correspondiente a Estados Contables podremos acceder a varias opciones que nos van a permitir la elaboración de este estado contable:

Ventana de edición Estado de Cambios en el Patrimonio Neto

Muestra una tabla editable en la que podremos introducir el contenido de cada celda. El botón "Calcular" permitirá que se asignen las líneas de los totales de forma automática.

Asignar concepto

Asigna un concepto al apunte seleccionado en el diario para su clasificación en el ECPN. Esta operación se podrá realizar fácilmente si con anterioridad filtramos el contenido del diario.

Esta característica de KEME-Contabilidad nos va a permitir el registro de nuestras previsiones sobre magnitudes contables, así como el conocimiento de las desviaciones que se produzcan.

Los presupuestos se pueden llevar al generador de estados contables, lo que permite el cálculo de documentos sobre previsiones y realizaciones.

Se pueden realizar presupuestos sobre cuentas y sobre subcuentas. Ambos procesos no son excluyentes, por lo que podemos emplear el máximo nivel de detalle para aquellas partidas que nos interesen; para partidas con menos relevancia emplearemos un criterio con mayor agregación.

Editar presupuesto

Las opciones relacionadas con los presupuestos las podemos encontrar bajo el menú “Estados Contables”. Cuando seleccionemos la edición de alguno, se abrirá un pequeño cuadro de diálogo en el que suministraremos el ejercicio objeto del presupuesto, posteriormente obtendremos la pantalla de edición.

Como podemos observar, la ventana de diálogo se divide en dos partes. Podemos distinguir una lista de selección de cuentas que podremos acotar suministrando códigos separados por comas en la línea de edición “Cuentas”.

Nuestro objetivo será ir pasando estas cuentas al presupuesto, pulsando los botones “Añadir todas” o “Añadir selección”. La selección puede estar formada por una sola línea, por líneas contiguas, o por secciones no contiguas. Nos podremos ayudar utilizando el ratón conjuntamente con las teclas de mayúsculas y las de control para realizar este cometido.

Si todavía no hemos incorporado ninguna información, podremos importar las cuentas del presupuesto de algún ejercicio pasado que seleccionaremos a partir del combo box “Importar cuentas de presupuesto, ejercicio”.

En el cuadro “Base del presupuesto” podremos elegir los importes que utilizaremos como base del cálculo de las magnitudes a presupuestar. Estos criterios los podremos modificar conforme vayamos completando nuestro trabajo.

Los importes presupuestados se calcularán automáticamente aplicando a la base de cada partida el incremento que hayamos definido en el campo “Porcentaje incremento por defecto, cuentas añadidas”.

El botón “editar importes” permite la edición manual de las cantidades presupuestadas. Además hará posible cambiar magnitudes para cada período definido dentro del ejercicio:

Análisis previsiones - realizaciones

Bajo las opciones de “Previsiones-realizaciones cuentas” y “Previsiones-realizaciones subcuentas” accedemos a una ventana en la que obtendremos información sobre el cumplimiento de nuestro presupuesto.

Si pulsamos el botón “Detalle”, accederemos a una ventana con la evolución por periodos del presupuesto de la cuenta correspondiente a la línea señalada en la tabla de desviaciones:

Hay veces en que necesitamos reunir varios documentos contables en un libro, de forma que se dispongan de forma ordenada y con páginas perfectamente numeradas. Los libros así confeccionados se suelen imprimir para su archivo y en muchas ocasiones tienen que pasar por el Registro Mercantil para su Legalización (así ocurre por ejemplo, con el libro diario, el de Balances, el de Inventarios, etc.)

En los últimos años muchas empresas presentan los libros en soporte magnético para su legalización; para ello se generan archivos que representan a los libros contables en un formato que el Registro Mercantil reconozca (en hojas de cálculo Excel, Quatro Pro, Lotus 123, en archivos de Word, y en ficheros PDF), posteriormente, un programa suministrado por los registros mercantiles (desgraciadamente no está disponible para el entorno Linux) agrupa dichos archivos y genera una huella digital que se empleará para la legalización.

Nuestra aplicación permite convertir los archivos TEX correspondientes a los libros contables en ficheros PDF que se podrán utilizar para su presentación en el Registro Mercantil.

Agrupar ficheros en libro contable

Esta operación la realizaremos seleccionando la opción del menú Libros → Agrupar ficheros TEX en libro, accederemos entonces a la siguiente ventana:

Una de las primeras acciones que realizaremos será la de fijar el nombre del libro que vamos a crear (por ejemplo “balances2007”). En la lista de la izquierda tenemos todos los ficheros TEX disponibles en el directorio de trabajo, muchos de ellos provendrán del generador de estados contables, otros serán balances de sumas y saldos o el resultado de cualquier consulta.

Los ficheros que formarán parte del libro en cuestión se irán detallando en la lista de la derecha. Los seleccionaremos de la parte izquierda pulsando doble click en cualquiera de ellos, o bien pulsando el botón “Añadir” tras iluminarlos con el ratón o el teclado.

Los botones con las flechas sirven para alterar el orden de los componentes del libro. Para ello, iluminaremos algún fichero y lo desplazaremos hacia arriba o hacia abajo con los mencionados botones.

Para terminar, pulsaremos “Guardar”, habremos generado un fichero TEX con los componentes seleccionados, y que podremos imprimir o consultar utilizando la siguiente opción del menú.

Consulta y conversión a PDF

Estas operaciones se esconden bajo las opciones del menú Libros → Consulta ficheros TEX y Libros → Generar PDF. La ejecución de alguna de estas acciones mostrará en pantalla un diálogo de selección de archivos de la forma:

La forma de operar es bastante sencilla, basta con seleccionar algún elemento del directorio y pulsar el botón “Aceptar”. Los nombres de los ficheros PDF generados conservarán el nombre de los ficheros TEX de origen, pero con la extensión cambiada a .pdf.

Esta opción del menú Diario permite automatizar los procesos de regularización (cálculo del saldo de Pérdidas y Ganancias), cierre y apertura de nuevo ejercicio.

Esta característica de la aplicación permite que el usuario pueda automatizar procesos de traspasos de saldos que engloban a múltiples cuentas. Algunas de las aplicaciones de esta propiedad de KEME-Contabilidad podrían ser la liquidación del IVA de forma automática, o el cálculo de cuentas de beneficios o pérdidas y ganancias en cascada

Edición de regularizaciones

Mediante la opción de menú Diario → Regularizaciones → Edición accederemos a un cuadro de diálogo en el que podremos añadir y seleccionar las distintas regularizaciones que el usuario desee editar:

Si deseamos crear una nueva regularización, bastará con asignar un código no existente en el campo correspondiente, y asignar una descripción, tras lo cual, pulsaremos el botón “guardar”. Para editar una regularización, bastará con pincharla de la lista y pulsar el botón “editar fases”; se abrirá entonces la siguiente ventana:

La primera columna de la tabla va a contener la descripción de cada fase. Este dato se empleará para la descripción del asiento correspondiente.

Los campos “Cuenta deudora” y “Cuenta acreedora” representan la contrapartida del resultado de la regularización, según tenga ésta saldo deudor o acreedor, respectivamente.

En “cuentas implicadas” estableceremos una lista de cuentas separadas por comas, que serán las que van a intervenir en el proceso de regularización (a excepción de la contrapartida).

Por último la columna “condición” permite especificar un requisito para que se ejecute la fase de regularización. Este campo es opcional, pudiendo quedar vacío. El contenido estará formado por una expresión condicional compuesta por códigos de cuentas encerrados entre corchetes; por ejemplo: [477]-[472]>0

También podremos especificar condiciones que impliquen que la expresión sea menor que (<), mayor o igual que (>=), o menor o igual que (<=)

Ejecutar regularizaciones

Esta opción del menú “regularizaciones” nos permitirá generar los asientos definidos en la edición de fases de regularización. El funcionamiento es bastante fácil, ya que bastará elegir la regularización de la tabla del cuadro de diálogo:

Los campos de la parte inferior de la ventana nos permitirán especificar algunos datos necesarios para que se ejecute correctamente el proceso, como el ejercicio, el intervalo de fechas o la fecha de contabilización del asiento.

Los asientos automáticos o predefinidos constituyen un artificio basado en la definición de unas variables y las interrelaciones entre ellas de tal forma que nos permiten posteriormente la generación de asientos de forma automática a partir de valores introducidos para estas variables. Esto posibilita, entre otras cosas, la simplificación de tareas a la hora de introducir asientos repetitivos o de carácter complejo.

Creación y edición de asientos automáticos

Accedemos a estas funciones a través del submenú “Asientos automáticos” de la opción del menú principal “Diario”. La edición la realizaremos en la ventana correspondiente, en la que podemos distinguir dos partes principales: “la definición de variables” y la “especificación de asiento”:

En la parte inferior de la ventana podemos distinguir un cuadro de texto que se utilizará para una mejor edición de fórmulas de la especificación del asiento, y un campo en el que dispondremos la fecha del asiento, haciendo referencia a una variable, indicando el valor de una fecha, o también lo podremos dejar en blanco, en cuyo caso, la fecha de asiento será asignada como la fecha del sistema.

La definición de variables

Las variables constarán de un nombre formado por caracteres alfanuméricos que se dispondrá en la primera columna de la tabla. Podrán ser de cinco tipos diferentes:

• Numérico: utilizadas para introducir valores numéricos a la hora de reproducir el asiento modelo.

• Fecha: se utilizan principalmente para asignar fecha al asiento, aunque también se podrían utilizar para confeccionar los conceptos de los pases.

• Caracteres: este tipo de variables se utiliza para componer conceptos de cargo/abono para los pases de los asientos.

• Subcuenta: serán sustituidas por códigos que conformarán las distintas cuentas que compondrán los asientos.

• NIF: el contenido de estas variables serán námeros de identificación fiscal que serán sustituidos por el código de cuenta auxiliar correspondiente en el momento de ejecucián del asiento predefinido

• Código de imputación: para suministrar códigos de imputación que enlazarán las distintas partidas de ingresos y gastos con la contabilidad analítica.

• Calculado: las variables calculadas servirán -entre otras cosas- para la verficación de los datos introducidos y la mejora del diseño del asiento cuando intervengan cálculos complejos. La expresión aritmética para el cálculo se introduce en la columna “valor por defecto”. En la ejecución del asiento predefinid o este tipo de variables se muestran con el símbolo “*” al final.

La descripción de las variables estarán compuestas por los mensajes de texto que aparecerán en la petición de datos a la hora de reproducir el asiento automático.

La columna “VAL.DEFECTO” nos permite definir valores por defecto a las variables definidas.

La columna “GUARD.” está compuesta por casillas de verificación para cada variable definida. La activación de este campo va a servir para que en la ejecución del asiento automático se guarde el último valor introducido por el usuario cuando se reinicie la plantilla. Esto es muy útil cuando definimos variables con valores que cambian poco.

En la parte derecha de la tabla donde especificamos las variables están dispuestos tres botones: el botón con un “aspa” elimina el elemento en curso de la tabla; los botones con las flechas permiten alterar el orden de las variables en la pantalla. Esto es importante ya que la disposición del cuadro será la que se emplee a la hora de la petición de información cuando reproduzcamos el asiento modelo.

Especificación de asientos

Esta sería la parte donde se interrelacionan las variables para formar un asiento. Cada línea de la tabla se corresponderá con un apunte contable, y estará compuesta por los siguientes campos:

• Cuenta: contendrá la subcuenta del apunte correspondiente. Podrá ser un valor de cuenta, tal como “570000000” o una expresión formada por una variable; en este caso, tendríamos que indicarla entre llaves (“{” y “}”).

• Concepto: contendrá una expresión literal, tal cual, sin caracteres delimitadores, o bien una expresión formada por variables de fecha o de caracteres, que se podrán combinar con cadenas de caracteres delimitados por comillas (ver ejemplo). Podremos añadir la descripción de una cuenta si encerramos el código respectivo entre llaves e indicamos el comando de descripción; por ejemplo: “{descrip:430}”

• Expresión: será una expresión aritmética, en la que las variables (de tipo numérico) irán encerradas entre llaves. Cuando la expresión sea compleja o muy extensa, podemos utilizar el recuadro de edición de texto en la parte inferior de la ventana.

• Columna “D/H”: aquí especificaremos si el apunte será un cargo (anotación en el DEBE) o un abono (anotación en el HABER).

• C.I.: si nuestra empresa posee contabilidad analítica, esta columna se encargará de la recopilación de los códigos de imputación para cada pase de ingresos o gastos.

La tabla de especificación del asiento posee más columnas aparte de las descritas. Éstas se utilizan para la generación de apuntes en los que intervengan partidas de IVA. Estos campos se tratarán en un epígrafe posterior.

Ejemplo

Como ejemplo, vamos a confeccionar un asiento automático que automatice la contabilización de las nóminas de un determinado mes. Excluimos sofisticaciones tales como pagos en especie, anticipos de salarios, etc.; tan sólo queremos utilizar un ejemplo para fines didácticos.

Comenzamos por describir las variables, para ello tenemos primero que tener en cuenta cuales serán los datos de los que dispondremos para completar el asiento. Suponemos que vamos a conocer el importe bruto de las nóminas (variable “BRUTO”), las retenciones por IRPF (variable “RETENCIONES”), el importe total de seguros sociales (variable “SEGUROS”), los seguros sociales a cargo de los trabajadores (“CUOTA_OBRERA”), la fecha del asiento (“FECHA”), y una descripción del mes correspondiente a las nóminas (“MES”). Esta última variable se utilizará para componer los conceptos de los apuntes contables.

Este ejemplo se corresponde con los datos que se muestran en la figura situada al final de este apartado. Aquí podemos observar las variables ya introducidas en la tabla correspondiente y cómo hemos especificado el tipo y la descripción de las mismas que aparecerá en la petición de datos a la hora de la ejecución del modelo.

En la tabla de especificación de asiento hemos introducido las distintas líneas que componen el asiento. En la columna de las cuentas van dispuestos unos valores literales que se corresponden con códigos de nuestro plan contable.

Los conceptos contables están formados por una expresión que combina una cadena de caracteres con la variable “MES”, que contendrá el nombre del mes correspondiente a las nóminas a las que haga referencia el asiento.

Como podemos observar, las dos primeras líneas se corresponden con cargos (anotaciones en el “DEBE”), y las restantes con abonos (anotaciones en el “HABER”).

Con respecto a las expresiones aritméticas utilizadas para calcular los importes numéricos, observamos como las variables van encerradas entre llaves (“{” y “}”). La expresión más compleja es la introducida en la quinta línea (“{BRUTO}-{CUOTA_OBRERA}-{RETENCIONES}”), por ello utilizamos el cuadro de edición de texto para su formulación.

Asientos automáticos con partidas de IVA

Si queremos confeccionar asientos automáticos en los que se vean implicadas líneas con cuentas de IVA soportado o repercutido (cuentas “472” y “477”), estamos obligados a especificar información referente a base imponible, cuenta de gasto, cuenta financiera o clave de iva, todo ello para permitir un cuadre perfecto entre el diario y el libro de facturas recibidas/emitidas. Si esta información no se suministra, o se hace de forma incorrecta, no se generarán los pases correspondientes que contengan estas cuentas de IVA.

Las cuentas de IVA soportado/repercutido se establecen en el diálogo de configuración de empresa. Si por cualquier motivo no queremos realizar la llevanza de los libros de iva, tan sólo tendremos que dejar en blanco los campos correspondientes en dicha ventana.

Como ejemplo, vamos a automatizar la generación de un asiento de compras al tipo de IVA general del 16%, todo ello a partir de varias variables como son el código de cuenta de proveedor, y la base imponible en factura. El diseño del asiento modelo podrá ser de la siguiente forma:

Como observamos, la segunda línea del detalle del asiento contiene una cuenta de IVA soportado, tendremos que añadir para dicha línea información suplementaria en columnas situadas más a la derecha, donde incluiremos el importe de la base imponible (variable “BI”), la cuenta donde se carga la base imponible (cuenta de compras), la cuenta de la factura (“PROVEEDOR”), la clave de iva que se aplica (en este caso la codificada como “GN”), y de manera opcional, el documento:

Para el cálculo de la cuota del IVA podremos hacer referencia al tipo de IVA utilizado en el apunte contable empleando la expresión “{TIPO_IVA}”.

Como novedad en la versión “2.2.1” podremos especificar la fecha de la factura en la columna “FECHA FRA.”. Para ello haremos referencia a alguna variable de fecha creada a tal efecto (por ejemplo: “{fecha_fra}”.

Generar apuntes en el diario a partir de asientos automáticos

La opción del menú “Generar asiento” nos abre una ventana con petición de datos para las variables del asiento automático que hayamos elegido. En la siguiente figura se muestra el diálogo de petición de datos para el asiento modelo introducido como ejemplo anteriormente:

En el caso de que la variable represente una subcuenta y el valor introducido no se corresponda con ninguna, o la longitud del mismo no se corresponda con el número de dígitos de la subcuenta, se abrirá un diálogo de búsqueda de subcuentas.

Podemos dejar variables numéricas en blanco, si el resultado de ello es que tanto el importe de cargo y abono de un determinado apunte posee valor cero, el apunte en cuestión no se generará. Esto es útil para diseñar asientos modelo cuando conocemos un conjunto de componentes que pueden formar parte del asiento pero no de forma obligatoria para alguno de ellos.

El botón “Genera asiento” construirá el asiento directamente en el libro diario. Si encuentra algún error no escribirá la información generada, en lugar de ello pasará a la fase de edición de asientos

El botón “Verifica” mostrará el asiento en la tabla de edición para su comprobación y/o edición antes de su pase definitivo al diario.

Una de las novedades principales de la versión 2.6 consiste en la incorporación de un sistema de almacenamiento y consulta de copias de los documentos que originan los asientos contables. Esta característica nos va a permitir en todo momento la verificación de la información contable y contraste con las fuentes documentales de forma inmediata y directa; sin tener que acceder a ningún archivo físico.

El primer paso para activar esta característica será configurar KEME accediendo al diálogo de preferencias para asignarle una ruta por defecto donde pueda acceder a los archivos de las copias de los documentos (ruta carga documentos); también definiremos un directorio donde se almacenará organizadamente toda la información (ruta documentos) - este último podrá ser un directorio local o de red (bajo NFS por ejemplo).

En Utilidades-preferencias:

El siguiente paso será definir los programas que emplearemos para visualizar documentos. En este caso vemos como utilizamos la aplicación 'okular' para leer ficheros de tipo png y pdf. También podemos vincular otros tipos de archivos, tales como hojas de cálculo, ficheros de procesador de texto, etc.

Ya estamos en condiciones de asociar un documento con algún asiento. Para ello vamos a acceder a la tabla de edición de asientos:

Hemos introducido un asiento sencillo, nos falta vincularle una copia del documento que lo genera. Para ello pulsamos en el botón de abrir fichero para situarnos en el directorio donde hemos colocado copias escaneadas de algunas facturas:

Tras seleccionar el archivo correspondiente, pulsaremos aceptar. Ya podremos terminar el asiento; si nos situamos en cualquier pase del asiento recién creado en la pantalla principal de Keme y pulsamos el botón "Visualizar documento":

Acto seguido el visualizador del documento abrirá el archivo vinculado al asiento, que podrá ser de la forma (no es más que un ejemplo):

Hay otras formas de vincular archivos a los asientos; en la siguiente pantalla se muestra cómo la plantilla de IVA soportado/repercutido posee los campos específicos para ello:

También tenemos acceso a esta característica desde los asientos automáticos:

Las asignaciones a documentos pueden ser eliminadas o cambiadas desde la edición de asientos:

Como podemos observar en la captura de ventana, a la derecha del campo del documento asignado al asiento tenemos disponibles dos botones; el primero para visualizar el contenido del archivo asociado, y el segundo para eliminarlo.

En cualquier momento podremos asignar un nuevo fichero de documento en la tabla de edición de asientos tal y como veíamos al principio del capítulo.

La versión 2.6 de KEME-Contabilidad incorpora una gestión de privilegios de usuarios; esto permite que el administrador de la contabilidad pueda limitar el acceso de ciertas características delicadas del programa a cualquier usuario.

Para activar esta particularidad accederemos a la configuración de empresa mediante la opción del menú Empresa--Configuración:

Accederemos a la pestaña "Parámetros" y chequearemos la casilla de verificación "Gestión de usuarios". El siguiente paso será acceder al diálogo de gestión de usuarios (Empresa--Control Usuarios--Gestión de usuarios):

Pulsaremos sobre el botón nuevo y añadiremos un nuevo código de usuario:

De vuelta en la ventana de gestión de usuarios, constataremos que el nuevo usuario se ha añadido, por lo que lo seleccionaremos en la tabla y pulsaremos el botón "editar":

Aparecerá la ventana de edición del usuario seleccionado:

En la pestaña datos personales podemos especificar todas las características del usuario. Para asignar una clave de acceso tendremos que suministrarla dos veces en los campos "Clave" y "Repetir clave". Incluso podremos asignar una fotografía pulsando el botón "Importar". Si pulsamos sobre la pestaña "Permisos" accederemos a la asignación de privilegios para cada usuario; en nuestro caso queremos que estén activadas todas las características menos tres. Por ello pulsaremos sobre el botón "Chequear todo" y lo activaremos todo.

Como podemos observar hemos quitado el acceso al usuario "Pepe" a características del programa como crear/borrar bases de datos, bloquear cuentas, la edición de estados contables y la gestión de usuarios.

Para finalizar pulsaremos el botón "Aceptar". Si salimos de KEME y volvemos a entrar, veremos que la aplicación nos pide código de usuario y clave:

Si queremos un acceso al programa más rápido, podemos configurar el comportamiento de KEME para que nos recuerde el último usuario y clave a través del diálogo de preferencias (Utilidades--Preferencias).

En cualquier momento podremos cambiar de usuario utilizando la opción del menú Empresa--Control de usuarios--Cambio usuario

KEME 2.7 conserva el método tradicional de la llevanza de la contabilidad analítica, en el que se asigna un código de imputación a cada apunte contable; el principal problema que presenta este enfoque es que se produce en el libro diario un excesivo detalle de anotaciones (una por cada imputación).

Para solucionar este inconveniente la versión 2.7 incorpora un nuevo tratamiento basado en la incorporación de una tabla relacionada con el diario con las imputaciones de cada apunte contable. Esto presenta dos principales ventajas:

La activación de esta característica se realiza a través de la plantilla de configuración de empresa, activando la casilla de verificación “Desglose” en tabla:

Ya estaremos en condiciones de definir los coeficientes de imputación para cada cuenta auxiliar de ingresos/gastos; esto lo realizaremos a partir de la opción del menú: “Analítica--Coeficientes imputación cuenta”:

Si seleccionamos cualquier cuenta auxiliar y pulsamos el botón “Editar CI” accederemos a un diálogo en el que podremos asignar los coeficientes de imputación de los cargos/abonos del diario a secciones/portadores de coste:

Si hemos realizado con los coeficientes asignados el cien por cien de las imputaciones para la cuenta seleccionada, obtendremos el símbolo de chequeado en la ventana de selección de cuentas. Por el contrario, obtendremos una cruz, indicando que las imputaciones programadas no son las correctas.

A la hora de introducir una siento con partidas de ingresos/gastos se realizarán automáticamente las asignaciones a la contabilidad analítica. En la ventana inferior, el símbolo de chequeado en la columna “CI”, nos indica que las imputaciones se han realizado correctamente (al cien por cien) para la contabilidad analítica.

Si por cualquier circunstancia tuviéramos la necesidad de cambiar el importe de las asignaciones, podemos pulsar el botón “Editar CI”; obtendremos la ventana siguiente, en la que podremos editar manualmente cada imputación:

Cuando terminemos con la tabla de edición de asientos, observaremos que los nuevos apuntes se habrán añadido; si efectuamos un scroll vertical observaremos que hay una columna que nos va a informar si los registros poseen información referente a contabilidad analítica asociada:

Para consultar las imputaciones relacionadas con algún registro del diario, utilizaremos la opción del menú “Analítica--Ver inputaciones”:

Esta funcionalidad se ecuentra en el menú “Utilidades” de KEME; como su nombre indica, nos va a permitir agrupar en una sola base de datos varias contabilidades.

Para obtener una contabilidad consolidada partiremos de la creación de una empresa vacía en la que iremos incorporando los registros de otras contabilidades.

Hay que tener en cuenta que la longitud de cuentas auxiliares tiene que ser suficiente para poder contener el ancho de las códigos más dos dígitos para poder registrar dos caracteres de control.

Antes de continuar con la consolidación sería interesante dar de alta los ejercicios que vamos a consolidar. Esta operación la realizaremos con la opción “Ejercicios contables” del menú Empresa:

El siguiente paso será ejecutar la opción “Consolidación contable” del menú “Utilidades”. En la ventana correspondiente procederemos a suministrar los datos de la conexiones de las distintas contabilidades a añadir

Ya solo nos queda pulsar el botón “Actualizar conexión” y los datos de las distintas empresas pasarán al diario.

Podemos observar cómo cada cuenta contiene un código compuesto por la letra “C” y un dígito que sirve para identificar la procedencia de cada apunte.

Bajo este apartado examinamos la generación de ficheros XML para la exportación de la información a la aplicación del Registro Mercantil (depósito de cuentas) y al programa de ayuda de Impuesto sobre Sociedades (PADIS). De momento solo se soportan las cuentas en versión PYMES

Para la ejecución de estas opciones es necesario que la aplicación importe unos estados contables predeterminados:

Esto se realiza mediante la opción del menú en Estados Contables, “Gestión de Estados Contables”, botón “Importar”

Si queremos añadir en la exportación el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto sería interesante que lo dejáramos preparado.

Para generar la información para el Registro Mercantil ejecutaremos “XML Cuentas PYMES” del menú “Estados contables”:

El archivo de importación para el Impuesto de Sociedades se confeccionará seleccionando “XML Impuesto Sociedades Pymes” del menú “Estados contables”:

KEME-Contabilidad permite el procesado de cierta información que se añada a la memoria a través de variables definidas por el usuario.

Este tratamiento no solo sirve para ayudar a componer la información de la memoria, sino que puede emplearse para cualquier informe o documento contable que vaya a contener información de los datos de la empresa y/o estados contables.

El punto de partida se realiza a partir de un documento maestro en texto plano; normalmente escrito en formato Latex, aunque nada impide que se puedan procesar documentos en html o XML (por ejemplo)

La definición de una variable comenzará con los símbolos “(-” y terminará con “-)”; por ejemplo “(-EMPRESA-)” hará referencia a la razón social de la empresa.

A continuación se exponen los distintos tipos de variables soportados:

El procesado de la memoria se realiza a través de la opción correspondiente del menú “Estados Contables”; el resultado se grabará en el directorio de trabajo de la empresa en curso.

En este capítulo describimos algunas de las utilidades que el programa contempla bajo el menú del mismo nombre. La utilidad de “Importar” ya fue descrita en su capítulo correspondiente.

Renumerar asientos

Esta utilidad permite obtener una secuencia de asientos perfectamente ordenada por fecha y número. Para su ejecución accederemos a la opción del menú Utilidades correspondiente. El cuadro de diálogo que gestiona este proceso será como éste:

En el combo box correspondiente seleccionaremos el ejercicio a partir del cual deseamos que se produzca la ordenación por número de asiento; el proceso se iniciará tras pulsar “Aceptar”.

Atención

El proceso de renumerar asientos es complejo y puede ser muy prolongado; se recomienda realizar una copia de seguridad de la base de datos de la empresa en curso antes de proceder. Esto nos asegurará la información contenida en nuestra contabilidad ante cualquier incidencia.

Preferencias

El diálogo de preferencias regula algunos aspectos que condicionan el funcionamiento de la aplicación en el puesto de trabajo donde estemos ejecutando el programa. Su contenido será de la forma:

Es indispensable asignar un directorio de trabajo para nuestra aplicación, ya que aquí se guardarán todos los archivos que se generen. Para ello, basta con introducir en el campo correspondiente una ruta completa de directorio válida. Si no existe el directorio especificado se creará automáticamente.

El visor de ficheros dvi será el programa encargado de visualizar la conversión de los ficheros tex en independientes de dispositivo (dvi). El visor más usado en los entornos “Unix” es el xdvi. En KDE está disponible el kdvi.

La aplicación para imprimir será el programa que realice la tarea de enviar los ficheros postcript al sistema de impresión. En KDE utilizaremos el kprinter.

El sistema de ayuda está basado en una serie de ficheros html enlazados. Para visualizarlos se empleará el navegador web que especifiquemos en las preferencias.

Como podemos observar, podremos especificar el filtro inicial del diario basándonos en varios criterios. También es posible introducir un filtro de forma “manual”, que será una expresión booleana válida para el lenguaje de preguntas SQL.

En el recuadro “Ordenar diario por”, podremos seleccionar la forma en que se ordenará el diario en la pantalla principal, ya sea por fecha, o por orden por número de asiento.

En “Estilo numérico” podemos internacionalizar la aplicación para adaptarla a los usos de otros países en lo que se refiere a la representación de las cantidades numéricas.

El apartado “Idioma”, permite utilizar algunas de las traducciones de KEME-Contabilidad. En la actualidad esta característica se halla en proceso.

La casilla de verificación “Filtrar ficheros TEX antes de conversión a DVI”, permite solucionar un problema de algunas distribuciones Linux en las que no funciona correctamente el paquete Latex-ucs. Esta anomalía provoca que no se representen bien algunos caracteres especiales. Mediante la activación de esta casilla se corrige el problema.

En el group box “Pantalla principal” podremos especificar si queremos visibles los accesos rápidos para la selección de asientos automáticos y de estados contables.

Intercambiar cuenta en diario

Esta opción del programa es muy interesante, y puede ahorrarnos mucho trabajo. Supongamos que hemos contabilizado varios cientos de asientos utilizando una cuenta que acabamos de descubrir que es errónea. Para corregir esta situación tendríamos que editar cada asiento cambiando la cuenta equivocada por la correcta. En nuestro caso esto lo podemos realizar automáticamente:

Como podemos observar, podremos elegir entre intercambiar en todo el diario, o en un intervalo de fechas. No podremos realizar intercambios de subcuentas en ejercicios cerrados.

								pepe@MORTADELO:~
								mysql -u root
								Welcome to the MySQL monitor.  Commands end with ; or \g.
								Your MySQL connection id is 2 to server version: 5.0.18
								
Type 'help;' or '\h' for help. Type '\c' to clear the buffer.
								mysql
								create database ejemplo;
								Query OK, 1 row affected (0.02 sec)

								mysql
								use ejemplo;
								Database changed

								mysql
								\. ejemplo_mysql.sql
						

Conversión del plan contable

Esta utilidad nos va a ayudar a migrar la contabilidad a un plan de contabilidad distinto. El proceso se puede realizar de dos formas distintas:

• A partir de una contabilidad con el diario vacío, esto es, sólo con el plan antiguo. Al proceder de esta forma podremos eliminar las subcuentas que nos den problemas en el proceso de conversión (por ejemplo, aquellos códigos que pertenezcan a cuentas que no tengan representación en el plan nuevo). Podremos llegar a esta situación eliminando todos los asientos, o bien importando un plan de contabilidad a partir de una empresa nueva.

• El segundo procedimiento es más ambicioso, ya que persigue la conversión de todos los asientos del diario a la nueva codificación de plan contable. Esto se podría enfocar también para convertir sólo el asiento de apertura de la contabilidad (habría que eliminar el resto de la información del diario).

La primera fase para la conversión viene dada por la carga del plan nuevo a partir de la opción de menú utilidades Conversión Plan Contable → Cargar Plan nuevo. De esta forma suministraremos el nombre de un fichero “*.pln” con el contenido del plan objetivo. A través de la plantilla suministrada por “Editar plan nuevo”, podremos editar el árbol de cuentas para que se adapte de forma mejor a nuestro requerimientos.

La opción del menú “Borrar plan nuevo” dejará sin ningún registro la tabla correspondiente. Esto nos permitiría empezar desde el principio todo el proceso.

El proceso que nos llevará más tiempo será el derivado de la opción de menú “Editar equivalencias nuevo/antiguo” que realizaremos a partir del siguiente cuadro de diálogo:

En la columna equivalencia iremos escribiendo los códigos de cuenta en los que se deben de transformar los elementos del plan actual para que se realice la conversión. Trabajaremos exclusivamente con el máximo nivel de desglose de cuentas tanto con respecto al plan nuevo como al antiguo.

Nuestro objetivo será que todas las subcuentas sin excepción pasen a formar parte del nuevo plan. Por ello podremos dejar en blanco equivalencias para aquellas cuentas que no posean subcuentas (cuentas auxiliares; es decir los códigos que se emplean en las anotaciones del diario).

El proceso de conversión del plan contable puede plantear las siguientes problemáticas, en cuanto a la codificación:

• Existencia de subcuentas que pertenezcan a una cuenta en plan de origen que posea equivalencia en más de una cuenta distinta el plan de destino. Una de las formas de solventar esta incidencia es la de crear subdivisiones en la cuenta de origen que se correspondan con cada cuenta del plan de destino. Posteriormente a través de la opción “sustituir subcuentas” en el menú “Conversión plan contable”, pasaremos la información del diario a estos nuevos códigos; una vez que los códigos antiguos no estén representados en el diario los eliminaremos a través de la plantilla de edición de subcuentas.

• Subcuentas que pertenezcan a distintas cuentas en plan de origen que se correspondan con una misma cuenta en el plan de destino. Esto generará un problema de duplicidad de códigos de subcuenta en el plan de destino que será advertido por el proceso de comprobación. Para solucionar esta incidencia tendremos que crear nuevas subcuentas, fijándonos en los últimos dígitos para que no den lugar a códigos repetidos en el plan de destino. Al igual que en el punto anterior utilizaremos la opción de “sustituir subcuentas”, y eliminaremos los códigos que nos den problemas.

• Existirán cuentas que no tengan ninguna equivalencia en el plan de destino. Tendremos que localizar entonces alguna partida donde compensarla. Esto ocurre, por ejemplo, en los gastos de establecimiento (cuentas 200 y 201); la nueva legislación no las contempla y obliga a minorar el importe de estas partidas de cuentas de reservas de libre disposición. Por ello podremos emplear como código de equivalencia el de la cuenta del nuevo plan 113, Reservas voluntarias.

  Por último, mencionar que la problemática de conversión de la información contable de un ejercicio al nuevo plan no se reduce a la conversión de códigos entre cuentas, además hay otros factores a tener en cuenta, tales como cambios en principios contables, diferencias en sistemas de valoración de algunas partidas, o cambios en las relaciones contables. Por ello puede ser necesario realizar ajustes contables para que la información de un ejercicio pasado sea comparable con la de un ejercicio contabilizado con un plan de cuentas nuevo.

El botón “Comprobar” nos irá informando si quedan subcuentas sin asignar para el proceso de conversión, o bien si el proceso de conversión da lugar a códigos de subcuentas duplicados.

El botón “Limpiar” dejará en blanco la columna de equivalencias, permitiéndonos reiniciar la edición partiendo de cero.

Por el contrario, el botón “Asignar todo” asignará los mismos códigos del plan antiguo para el nuevo (siempre que existan en el nuevo plan). Esto es ideal para el caso en que el plan nuevo posea una estructura parecida (esto ocurre, por ejemplo, con el Plan General de Contabilidad del 2008 con respecto al de 1991)

El botón “Exportar”, permite generar un fichero de texto con las equivalencias, para su posterior incorporación (a través del botón “Importar”) a otra empresa de similares características.

Para salir del cuadro de diálogo sin efectuar la conversión, pulsaremos el botón “Aceptar”, ello nos asegurará que el contenido de la tabla de equivalencia se guarde para futuras ediciones.

La culminación del proceso de conversión vendrá dado a través de la acción que realiza el botón “Convertir plan”. Para ello es necesario que se verifique que el proceso es viable, en caso contrario se abortará tras advertir al usuario de los errores encontrados.

En este punto vamos a realizar una breve descripción de la utilidad para importar datos de la aplicación Contaplús

Averiguar la longitud de los códigos de las cuentas auxiliares

Si no conocemos el ancho en caracteres de las cuentas auxiliares de la base de datos en Contaplús, podremos utilizar en “Utilidades-Importar-Importar Contaplús” el botón “Averiguar ancho de cuentas auxiliares”. Para ello previamente colocaremos en el campo “Ruta” el directorio donde estén situados los archivos “dbf” a importar

Crear una nueva empresa

Una vez conocido el parámetro de ancho de código de cuenta auxiliar, crearemos una nueva empresa con “Empresa--Nueva empresa”, donde seleccionaremos el plan de contabilidad adecuado:

No nos olvidaremos de suministrar el número de dígitos correcto para los códigos de las cuentas auxiliares.

En la ventana de configuración (menú “Empresa--Configuración”) especificaremos información sobre las cuentas principales de IVA soportado y repercutido. Si pensamos utilizar el módulo de inventario de inmovilizado compatible con Contaplús, activaremos el checkbox “Inventario Inmovilizado”. Resultaría conveniente, en este caso, salir y volver a entrar en la aplicación para que se cargue la estructura de menús correcta.

Importación

Ya tenemos toda la información necesaria para realizar el proceso de importación. Ejecutaremos “Utilidades--Importar--Importar Contaplús”.

Si queremos incorporar datos referentes a vencimientos y plan de amortizaciones, chequearemos las casillas correspondientes. El checkbox “Mostrar información en log del proceso” nos mostrará información de todo el proceso registro a registro; esto no es conveniente para bases de datos muy grandes.

Podemos acceder a MySQL o PostgreSQL a través de OpenOffice utilizando una conexión JBDC o ODBC. Nos vamos a centrar en JBDC y la base de datos PostgreSQL. Para MySQL el proceso es similar.

El primer paso será disponer de la máquina virtual de Java en nuestro equipo. Para ello instalaremos el paquete correspondiente de nuestra distribución o bien descargaremos el software de http://www.java.com

Posteriormente, nos haremos con el controlador JDBC para Postgres; lo podremos encontrar en la página: http://jdbc.postgresql.org/download.html

También es bastante factible que esté disponible para nuestra distribución; por ejemplo, para OpenSuse instalaremos el paquete “postgresql-jdbc.rpm”. Es muy importante identificar la ruta donde se va a ubicar el controlador, ya que haremos referencia a ella en el proceso de activación bajo OpenOffice. En OpenSuse lo podremos encontrar en “/usr/share/pgsql”

El siguiente paso será arrancar OpenOffice 2.X, a través de “OpenOffice Writer”, o “OpenOffice Calc” (por ejemplo). Ejecutaremos la opción del menú “Herramientas--Opciones”. En el cuadro de diálogo que aparecerá, seleccionaremos la línea “Java”, tras unos segundos aparecerá la máquina virtual de Java instalada:

En la parte derecha podemos observar el botón “Class Path”, lo presionaremos, y aparecerá el cuadro de diálogo:

Pulsaremos “Agregar archivo” y buscaremos el controlador Java al que hacíamos mención con anterioridad (no es más que un archivo con la extensión .jar). El resultado quedará más o menos de la forma: (depende del nombre del controlador)

Ya sólo nos queda pulsar los botones “Aceptar” para guardar la configuración. Para que los cambios tengan efecto, tendremos que reiniciar OpenOffice.

Para conectarnos a nuestra base de datos “Postgres” seleccionaremos Archivo- → Nuevo- → Base de datos, bajo cualquier componente de OpenOffice:

Elegiremos “Conectar con una base de datos existente” y seleccionaremos “JDBC” en el combo inferior. Para pasar a la siguiente fase, pulsaremos el botón “Siguiente”:

Como podemos observar, hemos completado el primer campo con la información de nuestra base de datos: “localhost” sería el nombre del host donde se ejecuta el motor Postgres (habría que sustituirlo para cada caso en particular). En este caso observamos que nos conectamos al port 5432 que es el que utiliza Postgres por defecto. Por último el nombre de nuestra base de datos es “ejemplo”

En el campo correspondiente a “Clase de controlador JDBC”, escribiremos “org.postgresql.Driver”. Podremos emplear el botón “Clase de prueba” para comprobar que el controlador se carga correctamente.

Una vez configurada la conexión JDBC podemos pasar a la siguiente fase:

Especificaremos nombre de usuario y chequearemos “Se requiere una contraseña” si fuera necesario. El botón “Conexión de prueba” nos permitirá verificar que todo es correcto.

Si no conseguimos conectarnos a la base de datos, puede que tengamos que cambiar la configuración de Postgres, sobre todo en lo relativo al fichero “pg_hba.conf”. En OpenSuse lo podremos encontrar en la ruta: “/var/lib/pgsql/data”. La idea será cambiar el esquema de acceso de los usuarios a un sistema menos restrictivo; por ejemplo, cambiaremos el método de acceso (columna “METHOD”; último parámetro de los registros de este fichero de texto) por “trust”:

						     host all all 127.0.0.1/32 trust
				

Para editar el fichero “pg_hba.conf” utilizaremos un editor de texto. Si hemos realizado algún cambio en el mismo, tendremos que apagar y volver a poner en funcionamiento el servidor Postgres para activar la nueva configuración.

Una vez que nos hemos conectado con éxito, ya sólo quedará pulsar el botón “Finalizar” para guardar todos los settings de la conexión en un archivo. Acto seguido se abrirá la pantalla principal del apartado “Base” de OpenOffice:

Ya estamos en condiciones de realizar nuestras consultas, formularios e informes de nuestra base de datos de KEME-Contabilidad.

Nuestra intención será crear un informe que contenga nuestro diario contable. Como va a intervenir más de una tabla, tendremos que construir la consulta que proporcione la información pertinente.

Para diseñar la consulta, seleccionaremos el icono “Consultas”, y en “Tareas” elegiremos “Crear una consulta en vista Diseño...” (si no tenemos conocimientos de SQL). Añadiremos las tablas “diario” y “plancontable”.

La ventana de diseño de consultas está formada por dos paneles: en el superior se sitúan las tablas en las que se basa la consulta, en el inferior seleccionaremos los campos que van a intervenir en la misma. Necesitaremos relacionar las dos tablas intervinientes; para ello conectaremos en el panel superior el campo “cuenta” de “diario” con “codigo” de “plancontable” pinchando con el botón izquierdo del ratón.

En el panel inferior añadiremos los campos asiento, fecha, cuenta, descripción (de la tabla “plancontable”), concepto, debe, haber. Posteriormente nos situaremos en la columna “asiento” y elegiremos orden “ascendente”.

Si pulsamos el botón “ejecutar consulta”, se abrirá un nuevo apartado con la información que emplearemos para el informe. Si todo es correcto, guardaremos la consulta utilizando la opción del menú Archivo- → Guardar

Volveremos a la pantalla principal de “OpenOffice Base” y crearemos el informe, pulsando sobre el icono correspondiente. El diseño y construcción de un informe con el asistente de “OpenOffice Base” consta de varios pasos. En primer lugar seleccionaremos la tabla o consulta de la que se recogerán los datos, posteriormente podremos establecer las etiquetas de los campos, niveles de agrupamiento, aspecto del informe, etc.

La siguiente figura muestra lo que podría ser la ejecución de un informe del diario. Se han editado algunos formatos del informe para que recojan mejor los tipos de datos: por ejemplo en las fechas y en el debe/haber.

A continuación se ofrece un pequeño supuesto de contabilidad para que nos sirva de aprendizaje; dado su fin didáctico, los asientos e importes reflejados no tienen porqué ceñirse estrictamente a la legislación contable y fiscal.

Crear nueva empresa

El primer paso será el de crear una nueva base de datos, tarea que realizaremos a través de la opción “Nueva empresa” del menú “Empresa”. En la ventana de diálogo correspondiente especificaremos el plan contable a importar (el estándar para 2008), fijaremos el número de dígitos de las subcuentas en 8, y completaremos los campos necesarios para la información de la conexión de la base de datos; si el servidor Postgres se ejecuta en el mismo ordenador desde el que estamos operando, y si el nombre de usuario de nuestra sesión en Linux está registrado bajo Postgres, tan sólo tendremos que suministrar el nombre de base de datos “EJEMPLO” (no introducir las comillas). En el caso de utilizar MySQL tendremos que suministrar como mínimo el nombre de usuario, aparte del de la base de datos.

El siguiente paso será dar de alta las subcuentas a través de “Subcuentas” en el menú “Plan”. Esto lo podríamos hacer sobre la marcha, a medida que introducimos los asientos, pero resultaría más artificioso.

Un punto que no tenemos que olvidar es el de registrar el ejercicio al que irán referidos los apuntes contables, para ello ejecutaremos la opción Empresa → Ejercicios contables y daremos de alta el ejercicio 2008, que coincidirá con el año natural (inicio 1/1/2008, fin 31/12/2008).

En la configuración de la empresa tendremos que introducir el valor de varios campos que condicionarán el comportamiento de la aplicación en materia de IVA, vencimientos y regularización. Para ello accedemos a Empresa → Configuración de empresa y configuraremos los campos “cuenta de IVA soportado” como “472”, “cuenta de IVA repercutido” como “477”; en clave de gastos introduciremos el grupo 6: “6”, en clave de ingresos, el grupo 7. En cuentas a pagar y en cuentas a cobrar escribiremos sendas listas de partidas para su proceso en el apartado de vencimientos; en nuestro caso nos bastará en “cuentas a pagar”, el siguiente contenido, “400,401”, y en “cuentas a cobrar”, “430,431”.

Asiento inicial

Ya estamos en condiciones de introducir asientos, por ello comenzamos con el asiento de apertura a partir de los datos de los saldos iniciales de las cuentas. Nos introducimos en Diario → Nuevo asiento y generamos los apuntes con la información suministrada, tras lo cual pulsaremos el botón “INCORPORAR”:

Asignar vencimientos a partir del asiento de apertura

A continuación podemos asignar los vencimientos a las partidas de cobros y pagos pendientes, para ello nos situaremos en el menú “Vencimientos”, y ejecutaremos las opciones “Asigna vencimientos a cuentas a pagar” y “Asigna vencimientos a cuentas a cobrar”, respectivamente. De esta forma accederemos a unos cuadros de diálogo con tablas de partidas pendientes de asignar vencimientos, que iremos procesando hasta que la lista quede vacía:

Acto seguido seleccionaremos líneas de la tabla con el botón izquierdo del ratón, y pulsaremos el botón “Asigna vencimiento”, con lo cual accederemos a un nuevo cuadro de diálogo de gestión de vencimientos a partir de pases en diario, donde asignaremos el vencimiento, o los vencimientos para cada pase en concreto:

En esta ventana, añadiremos vencimientos hasta que el importe de la casilla “Sin vencimiento” resulte con valor cero. Para ello pulsaremos el botón “Añadir” y editaremos la plantilla del nuevo registro:

Aquí completaremos los datos que nos falten: la cuenta de tesorería que se cargará o abonará al vencimiento, el importe, y la fecha de vencimiento, al pulsar aceptar volveremos a la tabla anterior, en la que se refleja cómo hemos partido el saldo inicial en dos importes distintos con distinto vencimiento.

Repetiremos esta operación para todos los cobros y pagos pendientes de asignar vencimiento.

El primer asiento introducido queremos que conste como asiento de apertura, por ello seleccionaremos un apunte cualquiera del asiento y ejecutaremos el comando Utilidades Importar Asignar diario , donde seleccionaremos el diario de apertura:

Como podemos observar, en la columna “diario” de la pantalla principal de la aplicación aparece el código “APERTURA”. Hemos realizado esta operación tras la de asignar los vencimientos ya que ello no hubiera sido posible a partir de un asiento de apertura.

Plan de amortizaciones del inmovilizado del asiento de apertura

En este apartado vamos a definir el plan de amortizaciones de la empresa a partir de la información dada en el inicio; para ello ejecutaremos Amortizaciones, → Plan de amortizaciones desde el menú, a partir de lo cual aparecerá el diálogo de “Plan de amortizaciones del inmovilizado”:

Pulsando el botón “Nuevo elemento” iremos definiendo los distintos registros que lo componen a través de la siguiente plantilla:

Es importante señalar que el coeficiente de amortización se introduce como porcentaje. No es posible especificar coeficiente de amortización fiscal para partidas que ya se venían amortizando en ejercicios anteriores a los del registro en la aplicación.

Registro contable de operaciones

Primer trimestre

El 8 de enero ingresamos el IVA del trimestre anterior con cargo a caja: mediante Diario, → Tabla de apuntes introducimos el asiento en cuestión. Para avanzar entre columnas en la tabla utilizaremos el tabulador, y pulsaremos “intro” para terminar un apunte. El asiento quedará de la forma:

En enero vencen todas las obligaciones de pago y derechos de cobro previstos: el 20/1 pagamos al proveedor “A” 1500 euros, cobramos 500 euros del cliente “A” el 10/1 y el 16/1 400 euros del cliente B.

Seleccionamos Vencimientos, → Procesar vencimiento; obtendremos en pantalla el siguiente diálogo:

Empezamos por seleccionar la primera línea con el botón izquierdo del ratón, y pulsamos el botón “Procesar”, con lo cual accederemos a la plantilla para procesar vencimientos:

Aquí podremos modificar la fecha de vencimiento, o la cuenta de tesorería. Para generar el asiento correspondiente al cobro, tan sólo tendremos que pulsar el botón “Procesar”.

Repetiremos la operación para el otro cobro pendiente que nos queda. Para procesar las obligaciones de pago tendremos que seleccionar el botón de radio “pagos” en la parte superior de la pantalla, y posteriormente pulsaremos el botón “Refrescar”, con lo que nos aparecerán un listado de deudas con sus vencimientos. Tan solo procesaremos el pago correspondiente al mes de enero.

En febrero vencen los dos pagos previstos; se procede a su proceso y contabilización. La forma de operar sería la misma que en los vencimientos del mes de enero.

Nuevas operaciones: vende al Cliente “A” el 10 de enero por 100 euros, el 15 de marzo vende al Cliente “B” por 150 euros. Compra al proveedor “A” mercaderías por valor de 1000 euros el 16 de marzo. Todas estas operaciones se realizan al contado, y están sometidas al tipo general de IVA. Al final del trimestre se liquida el IVA correspondiente al mismo.

Daremos de alta las cuentas que nos faltan, tales como las de IVA soportado/repercutido, de compras y ventas de mercaderías, etc.

La contabilización de la primera operación de venta la efectuaríamos ejecutando la opción “Nuevo asiento” del menú “Diario”; el registro de IVA se activará en el momento que introduzcamos un valor en el apunte correspondiente a la subcuenta de IVA repercutido:

Introduciremos los datos que nos faltan, y pulsaremos “Aceptar”. Completaremos la tabla de edición del asiento con los apuntes que nos faltan y editaremos la fecha. Si el asiento está cuadrado, el botón “Incorporar” estará activado para su incorporación al diario.

Procederemos de forma similar para el resto de las operaciones.

Importante

Para la liquidación del IVA tan solo tendremos que responder pulsando el botón “Regularización” cuando se active el proceso de introducción de registros de IVA.

Segundo trimestre

El IVA del primer trimestre nos salió deudor, por lo que decidimos compensarlo con el del segundo trimestre. El 15 de abril realizamos un pago a cuenta del impuesto sobre sociedades por valor de 200 euros.

Nuevas operaciones de venta al contado: el 20 de abril vendemos 490 euros al cliente A, el 10 de junio vendemos 500 euros al cliente B.

El 30 de junio contabilizamos el reparto del saldo de la cuenta de pérdidas y ganancias de la siguiente forma: base de reparto (pérdidas y ganancias): 5600 euros, reparto: a reserva legal por 500 euros, a reservas voluntarias por 5100 euros.

Al final del trimestre liquidamos el IVA correspondiente.

Tercer trimestre

Se ingresa el IVA correspondiente a la liquidación del segundo trimestre el día 10/7.

El 12/7 se compra un nuevo “Equipo para proceso de la información” por 900 euros al proveedor de inmovilizado A; suponiendo que nuestra empresa cumple todos los requisitos fiscales, practicaremos la amortización acelerada del mismo en el ejercicio actual por la totalidad. La amortización contable se realiza en cuatro años.

Para la contabilización de este último punto crearemos tres cuentas nuevas: “21700003”, y “28170003”, que contendrán la cuenta de activo y la de amortización acumulada, respectivamente, y por último la “52300001” y la del proveedor de inmovilizado.

Una vez introducido el asiento de la adquisición y pago daremos de alta el nuevo elemento en nuestro plan de amortizaciones; en el diálogo del “Plan de amortizaciones del inmovilizado” pulsaremos el botón “Nuevo elemento” y lo incorporaremos a través de la siguiente plantilla:

Para cumplir con los requisitos del elemento activaremos el botón de radio de “Amortización fiscal acelerada total en el primer ejercicio”. En la tabla del plan de amortizaciones podremos constatar que en la columna “Am. fiscal 1 ejer.” aparece la palabra “SELECCIONADO”.

Nuevas operaciones: vendemos al cliente A mercaderías al contado por valor de 5.000 euros más IVA el 20/7; el 22/7 pagamos el impuesto sobre sociedades del ejercicio 2007. El 30/9 liquidamos el IVA.

Cuarto trimestre

Operaciones: El 12/10 ingresamos el IVA del tercer trimestre; el mismo día realizamos el segundo pago a cuenta del Impuesto de Sociedades del ejercicio 2008 por 250 euros. El 10/11 vendemos mercaderías por 2000 euros más IVA al contado al cliente B. El 14/12 ingresamos el tercer pago a cuenta del IS por 250 euros.

A final de año liquidamos el IVA. El inventario de mercaderías a 31/12/2005 arroja un valor de 23000 euros; regularizamos el saldo de mercaderías a cierre de ejercicio.

Amortizaciones: Diferencias en base imponible del Impuesto sobre Sociedades

Contabilizadas todas las operaciones, realizamos el asiento de amortización del inmovilizado mediante la opción del menú Amortizaciones → Asiento de amortizaciones; en el cuadro de diálogo que aparece pulsaremos el botón “Generar”, con lo cual se generarán los apuntes correspondientes a este proceso.

Como mencionábamos anteriormente, para el último elemento de inmovilizado adquirido Hacienda nos permite libertad de amortización, por tanto se genera una diferencia que nos permite un ajuste en la base imponible del impuesto sobre sociedades. Esta diferencia la podemos conocer ejecutando Amortizaciones → Diferencias en base imponible I.S.; nos aparecerá entonces el siguiente diálogo:

Ya estamos en condiciones de calcular y liquidar el impuesto de sociedades para el ejercicio 2008. Para ello vamos a conocer el saldo de Pérdidas y Ganancias antes de impuestos a través de la consulta provisional del Estado Contable correspondiente (menú Estados contables → Consulta Estado Contable), que nos arroja unos beneficios de 4383,36 euros.

Si no estuviera disponible la cuenta de Pérdidas y Ganancias, podemos importarla a través de Estados contables → Importar Estado Contable.

A la hora de calcular el impuesto sobre sociedades que fiscalmente pertenece al ejercicio, el resultado contable lo minoramos en 793,36 euros, en concepto de amortización libre y acelerada, quedando una base imponible de 3590 euros. Si suponemos un tipo de gravamen del 30%, la cuota tributaria quedará en 1077 euros. Realizamos la contabilización de todas estas operaciones.

A continuación detallamos una tabla con los tipos de ficheros que nos podemos encontrar en el directorio de trabajo: